Qu’est-ce qui différencie une lettre suivie d’une lettre recommandée ? Quels services proposent-elles ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique les différences entre ces deux produits postaux.

La lettre suivie

La lettre recommandée

Conclusion

La lettre suivie est utilisée pour les envois de courriers ou de petits objets pour lesquels vous souhaitez simplement avoir le suivi d’acheminement. Pas de preuves de dépôt ou de distribution, pas de signature, pas d’assurance ni de valeur légale.

Le lettre recommandée propose davantage de services en plus du suivi, notamment une preuve de dépôt, une garantie d’indemnisation et une preuve de réception par le destinataire. À la différence de la lettre suivie, la lettre recommandée a une valeur juridique qui permet de prouver légalement l’envoi ou la réception d’un document.

Quelles conditions pour envoyer un colis par La Poste ?

Le service proposé par La Poste pour l’expédition de colis est le service Colissimo. Pour utiliser ce service, votre colis doit répondre à certaines conditions : 

• Il doit peser moins de 30 kg. 
• La somme de sa longueur, largeur et hauteur ne doit pas dépasser 150 cm.
• Le côté le plus long ne doit pas dépasser 100 cm.

Un supplément de 6 € est à prévoir si la somme des trois dimensions (longueur, largeur, hauteur) est comprise entre 150 et 200 cm.

Si votre colis fait plus de 30 kg ou que la somme des trois dimensions fait plus de 200 cm, il vous faudra passer par un autre service transporteur.

De quoi ai-je besoin pour affranchir mon colis sur une M.A.I. ?

Les machines à affranchir intelligentes (M.A.I.) peuvent calculer les tarifs d’affranchissement de vos colis. Il vous faut pour cela :

• connaître les dimensions du paquet
• connaître son poids (calculé par votre M.A.I.)
• disposer de liasses Colissimo

Les liasses Colissimo, c’est quoi ?

Les liasses Colissimo sont des étiquettes d’expédition permettant d’envoyer des colis en Colissimo. Elles disposent d’un cadre spécifique pour l’affranchissement par des machines à affranchir intelligentes.

Pour des envois en France ou en Outre-mer, il existe deux types de liasses Colissimo :

Comment affranchir un colis avec des liasses Colissimo ?

• Peser le colis sur la balance de la M.A.I pour connaître le tarif Colissimo correspondant.
• Remplir à la main votre liasse Colissimo : adresses expéditeur et destinataire, référence, niveau d’assurance, poids.
• Insérer votre liasse Colissimo dans la machine à affranchir, sélectionner le tarif Colissimo adéquat et valider l’affranchissement.
• Une fois l’empreinte d’affranchissement imprimée, coller l’étiquette sur le colis.
• Votre colis est prêt à être collecté lors du ramassage dans votre entreprise ou déposé à La Poste !

Où coller un recommandé sur une enveloppe ? Sur quelle face de l’enveloppe doit-il apparaître ? Quelle est la démarche à suivre pour coller le recommandé sur l’enveloppe ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous illustre comment coller votre recommandé sur une enveloppe.

Collage du recommandé sur l’enveloppe : recto ou verso ?

La face de l’enveloppe sur laquelle vous collez le support recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez (recommandé manuel ou au format A4) et du format d’enveloppe.

Coller un recommandé manuel

Le collage d’un recommandé manuel (SGR2 ou SGR1) ne doit pas occulter la lisibilité de l’adresse du destinataire et se colle habituellement sur la partie scellée de l’enveloppe. Ainsi, le recommandé se colle au verso de l’enveloppe. 

Pour les enveloppes de grand format, comme les C4 (taille d’une feuille A4), il est possible de coller le recommandé manuel sur le recto. En l’apposant sur le côté à gauche, le support ne gêne pas la lecture de l’adresse.

Coller un recommandé A4

Avec l’utilisation d’un recommandé A4, il n’est pas nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur l’enveloppe. Cette dernière reste visible sur le support recommandé et ce même après avoir détaché les différents coupons qui le composent.

Il est donc possible de coller un recommandé A4 à l’endroit prévu pour l’adresse destinataire, sur le recto de l’enveloppe, quel que soit son format.

Recommandé A4 collé sur le recto d’une enveloppe C4

Conclusion

Voici en résumé un petit tableau récapitulatif pour coller vos recommandés sans vous tromper : 

Qu’est-ce qu’un recommandé au format A4 ? Que choisir entre un recommandé avec code à barres et sans code à barres ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique l’intérêt de ce support postal et les différents modèles avec ou sans code à barres.

Recommandé A4 : définition

Une fois vos adresses imprimées sur le support, le recommandé se plie pour obtenir un format d’un tiers de page A4 et dispose de patchs adhésifs pour être collé facilement sur l’enveloppe.

Les recommandés postaux au format A4 existent avec code à barres ou sans code à barres.

Les recommandés A4 avec code à barres

Les supports avec code à barres disposent déjà d’un numéro de suivi de La Poste et des codes à barres associés. Si le logiciel de préparation de recommandés propose le suivi de vos plis expédiés, ce numéro est généralement demandé afin de permette au logiciel d’associer l’adresse du destinataire au numéro de suivi correspondant sur le support.

Les recommandés A4 sans code à barres

Les supports sans code à barres sont des recommandés qui ne présentent pas de numéro de suivi imprimé. Cette particularité offre aux professionnels disposant du logiciel adapté de préparer leurs envois recommandés sans se soucier du numéro à renseigner dans le système. Le logiciel easyReco par exemple génère lui-même les numéros de suivi de La Poste et les imprime sur les supports recommandés en même temps que les adresses. Cela offre l’avantage d’un gain de temps et évite les éventuelles erreurs humaines pour renseigner le bon numéro.

Conclusion : quel recommandé choisir ?

La gestion du courrier en entreprise peut parfois s’avérer être un défi de taille. Il est essentiel de garantir la traçabilité des courriers et colis, depuis leur réception jusqu’à leur distribution, pour une efficacité accrue et une meilleure satisfaction des clients. Voici quelques pistes pour vous aider à mieux gérer la traçabilité du courrier dans votre entreprise.

Les défis de la traçabilité du Courrier

Cependant, de nombreux défis se posent lorsqu’il s’agit d’assurer la traçabilité du courrier et des colis en entreprise :

• Perte de Courrier/Colis : La perte de courrier et de colis est un problème commun dans les entreprises, et elle peut entraîner des conséquences graves. Lorsque le courrier est perdu en interne, il peut contenir des informations confidentielles ou des documents importants. La perte d’objets peut également nuire à la réputation de l’entreprise, car elle peut être perçue comme peu fiable.

• Suivi Manuel : La gestion manuelle du suivi du courrier et de colis est une tâche fastidieuse et chronophage. Les employés doivent enregistrer manuellement les détails de chaque objet, ce qui peut entraîner des erreurs humaines, des oublis et des retards dans la mise à jour de l’état du courrier et des colis. Cela peut également entraîner une surcharge de travail pour le personnel, ce qui affecte la productivité.

• Manque de Transparence : Lorsque les entreprises ne peuvent pas fournir des mises à jour en temps réel sur l’emplacement de l’objet entrant ou sortant, cela peut entraîner des problèmes de communication avec les collaborateurs et les clients. Ces derniers, ne pouvant savoir quand recevoir leur courrier ou leur colis, cela peut entraîner des inquiétudes et des malentendus. Le manque de transparence nuit à la confiance et à la satisfaction de toutes les parties impliquées.

La solution complète pour la traçabilité courrier : easyReco

Pour répondre à ces enjeux et améliorer la traçabilité du courrier en entreprise, easyReco se distingue comme une solution complète et innovante :

• Une traçabilité bout-en-bout : easyReco assure une traçabilité précise du courrier, de la réception à la distribution. Chaque étape est enregistrée et disponible en temps réel.

• Une distribution personnalisée : Les règles et les modes de distribution peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise, ce qui garantit que chaque courrier et colis atteint son destinataire de la manière appropriée : tournées de distribution, remise en casiers, retrait en loge…

• Un outil multi-transporteurs : easyReco facilite la gestion des différents transporteurs, proposant un large choix de prestataires d’expédition (recommandés, Colissimo, Chronopost, TNT, DHL…) au sein d’une même interface.

• Le Self-Service Collaborateur : En plus d’être un outil puissant pour les Services Courrier, easyReco offre une interface simplifiée aux collaborateurs. Cela leur permet d’envoyer et de suivre leurs envois de manière autonome, même en télétravail, favorisant ainsi la continuité de leurs activités.

• L’utilisation d’appareils connectés : easyReco est adapté à l’utilisation de matériels dédiés facilitant la traçabilité des flux et l’efficacité des équipes (pads, scanners, imprimantes d’étiquettes, lecteurs de code à barre…).

• Un module KPI Performances : Mesurez et améliorez la performance de votre gestion du courrier grâce à des tableaux de bord personnalisés et la synchronisation avec vos outils de reporting.

Conclusion

La traçabilité du courrier et des colis en entreprise demeure une préoccupation majeure, cruciale pour assurer la confidentialité des documents et des objets, se conformer aux réglementations en vigueur, et garantir la satisfaction des collaborateurs. Ignorer l’optimisation de la traçabilité du courrier comporte des risques significatifs pour le bon fonctionnement et la réputation d’une entreprise. C’est précisément à ces enjeux que easyReco apporte une réponse précise, offrant une solution globale pour améliorer efficacement la traçabilité du courrier et des colis dans les entreprises et optimiser la gestion des services courrier de manière intégrale.

Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception

Bien choisir le modèle d’enveloppe correspondant à votre format de courrier

Il existe différents formats d’enveloppe adaptés à votre courrier, selon la taille du document à insérer ou le pliage de la feuille (en deux, en trois…).

Voici les principaux modèles d’enveloppe utilisés en fonction du format des documents que vous souhaitez envoyer.

Nos enveloppes chez Bureaudeposte.net

Le site Bureaudeposte.net propose toute une gamme d’enveloppes adaptées à vos envois de courriers professionnels, répondant aux exigences de qualité définies par La Poste. Vous trouverez des enveloppes aux différents formats (DL, C5, C4, C6/C5…), avec ou sans fenêtre, avec fermeture auto-adhésive ou à patte gommée.

L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

Le recommandé, reconnu comme une preuve légale

En France, le recommandé a une valeur juridique : il représente une preuve de distribution d’un courrier à son destinataire, grâce notamment à l’utilisation de plusieurs parties du recommandé qui sont datées et signées au cours de sa distribution. En effet, parmi les différents feuillets qui composent un bordereau de recommandé (voir notre article sur la composition d’un recommandé), on trouve notamment :

• une preuve de dépôt (avec le cachet de La Poste qui prouve que vous avez déposé le pli recommandé à La Poste),
• une preuve de distribution (datée et signée par le destinataire)
• un accusé de réception (dans le cas d’un envoi recommandé avec accusé-réception, daté et signé par le destinataire).

Ces éléments permettent de sécuriser l’envoi et de renforcer le poids du message. C’est généralement pour ces raisons que l’envoi en recommandé est même obligatoire dans certains cas (baux d’habitation, assurances, banques, tribunaux…). Le cachet daté de La Poste et la remise contre signature du destinataire apportent une trace de cet envoi.

Refuser un recommandé

Il n’est pas obligatoire d’accepter la réception d’un recommandé lorsque le facteur se présente chez vous. Vous pouvez refuser de prendre le courrier. Dans ce cas, le courrier est renvoyé à l’expéditeur. Si vous étiez absent lors du passage du facteur, un avis de passage est déposé dans votre boîte au lettres avec l’adresse du bureau de poste dans lequel vous pouvez récupérer le courrier. Si vous ne vous rendez pas à l’agence postale dans les 15 jours qui suivent pour le retirer, le courrier recommandé est retourné à l’expéditeur.

Des conséquences pouvant être néfastes

Refuser un recommandé est très souvent déconseillé. En effet, si vous refusez un recommandé ou si vous ne le récupérez pas en agence, cela peut entrainer des conséquences pénalisantes, selon le contexte et le type d’échange lié à l’envoi. Une lettre en recommandé est considérée comme un courrier important donc il ne faut pas la négliger. Il faut savoir également que refuser un recommandé n’annule pas forcément l’effet du courrier. Dans certains cas, même refusée, une lettre envoyée en recommandé peut quand même être considérée sur le plan juridique comme distribuée. La date de premier passage du facteur est alors prise en compte et le destinataire est présumé avoir pris connaissance du contenu du courrier.

Il est donc préférable de toujours accepter la réception d’un recommandé ou de bien le récupérer en agence postale.

La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)