L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

Qu’est-ce qu’un recommandé personnalisé ?

Un recommandé manuel personnalisé est un recommandé agréé La Poste sur lequel a été imprimé au préalable l’adresse Expéditeur. Lorsque vous commandez des liasses recommandées personnalisées, il ne vous reste plus qu’à remplir la partie Destinataire et les options de garantie.

Les avantages du recommandé personnalisé

Gain de temps :

Avec un recommandé déjà partiellement rempli, plus besoin d’écrire à chaque envoi votre adresse expéditeur : vous préparez vos envois deux fois plus vite et économisez ainsi du temps.

Moins d’erreurs de préparation :

Une fois votre adresse Expéditeur validée et pré-imprimée sur vos recommandés, vous évitez les éventuelles erreurs lors du remplissage (notamment la fameuse inversion expéditeur/destinataire, souvent rencontrée lors du remplissage de ces formulaires). Sur le site Bureaudeposte.net, l’outil de personnalisation respecte également les règles en vigueur de La Poste concernant les normes d’adresse, comme par exemple le nombre de lignes ou de caractères maximum. Le respect de ces normes postales permet ainsi une meilleure gestion du courrier lors de son traitement en poste, notamment par les machines automatiques dans les centres de tri.

Un meilleur traitement :

Une adresse imprimée à l’aide d’imprimantes industrielles est beaucoup plus nette et plus lisible qu’une adresse écrite à la main. Cette impression professionnelle optimise au maximum la lisibilité de l’adresse Expéditeur et évite les erreurs d’interprétation d’adresse liée à l’écriture manuelle qui peuvent entrainer un mauvais aiguillage de l’accusé-réception dans le circuit postal.

Comment personnaliser vos recommandés ?

Le site Bureaudeposte.net propose la personnalisation pour l’ensemble des recommandés disponibles sur la boutique (que ce soit des recommandés manuels, en continu ou au format A4). Il dispose d’un outil de personnalisation dans lequel vous pouvez saisir votre adresse Expéditeur et visualiser un aperçu.

Ce service innovant est en plus proposé à des prix concurrentiels par le site.

Pour utiliser l’outil de personnalisation de recommandé, rendez-vous sur le site Bureaudeposte.net ou cliquez sur l’un des produits personnalisables ci-dessous. Vous pourrez alors saisir votre adresse et pré-visualiser ce que donnerait la personnalisation de vos recommandés : 

À quoi sert un bordereau de dépôt ? Comment peut-on l’obtenir ? Le mag’ vous explique l’intérêt de ce document postal incontournable pour vos envois importants.

Bordereau de dépôt : définition

Dans l’univers postal, un bordereau de dépôt (ou plus communément une preuve de dépôt) est un document postal qui, une fois tamponné et daté par La Poste, atteste de la bonne prise en charge de votre courrier tracé pour son expédition.

Dans le cas du recommandé, il s’agit généralement d’un des feuillets du recommandé manuel, appelé « Preuve de dépôt ». Lorsque vous déposez votre lettre recommandée en bureau de poste, l’agent de guichet détache la preuve de dépôt de la liasse pour la tamponner avec le timbre à date et vous la remettre comme preuve de bonne prise en charge.

Cette preuve de dépôt permet ainsi de prouver l’envoi de votre lettre recommandée ainsi que du contenu déposé. Il est donc important de conserver ce document pour les cas où il vous sera réclamé (par exemple en cas d’absence du retour de l’accusé réception, en cas de réclamation auprès des services postaux…).

Où trouve-t-on la preuve de dépôt sur un recommandé A4 ?

Pour les recommandés manuels de type SGR2, SGR1 ou LR1, la preuve de dépôt est l’un des feuillets de la liasse. Elle est détachée et tamponnée par l’agent de guichet lors de votre dépôt en bureau de poste.

En revanche, les recommandés au format A4, régulièrement utilisés par les entreprises qui réalisent des envois réguliers et/ou importants en volume, ne contiennent pas cette preuve de dépôt par défaut : c’est au déposant de produire une preuve de dépôt sur une feuille à part, preuve de dépôt qui doit correspondre aux exigences de la Direction Technique du Courrier pour être valable.

Heureusement, la plupart des logiciels de gestion d’envois de recommandés A4 comme easyReco vous permettent d’imprimer automatiquement un bordereau de dépôt respectant les exigences de La Poste. Le logiciel génère en effet ce document postal reprenant la liste de vos plis à déposer. Il suffit de l’imprimer et de le fournir à La Poste avec vos recommandés lors du dépôt : ses agents vérifieront le dépôt et apposeront le timbre à date postal sur ce document avant de vous le rendre.

Ce document équivaut au feuillet qu’il vous est remis en bureau de poste pour un recommandé manuel : même valeur légale, et donc même besoin de le conserver pour prouver la bonne prise en charge de vos plis.

À la différence du recommandé manuel qui est un ensemble de liasses superposées, le recommandé A4 présente trois coupons visibles sur une page A4. Des instructions au dos du recommandé permettent de plier le recommandé de manière à obtenir un support d’un tiers de page. Des patchs autocollants permettent de sceller les coupons entre eux et de coller l’ensemble sur l’enveloppe.

Voici les instructions visibles au verso d’un recommandé A4 :

6 étapes simples pour plier et coller un recommandé A4 sur une enveloppe

Comment affranchir une enveloppe avec un recommandé A4 ?

Comment voir le suivi d’un courrier envoyé en recommandé ? Quel outil utiliser pour savoir si votre lettre a bien été distribuée ? Le mag’ vous propose deux astuces pour voir facilement l’historique de suivi de vos courriers recommandés.

À la différence d’un courrier standard, une lettre envoyée en recommandé permet à l’expéditeur de connaître son historique de suivi jusqu’à sa distribution au destinataire, grâce à un numéro de suivi sur le support recommandé.

Ce numéro de suivi est généralement composé de 13 caractères alphanumériques, par exemple : 2C 109 802 9698 0.

Ce numéro est également visible sur le bordereau de dépôt que vous remet l’agent postal lorsque vous déposez le courrier en bureau de poste, 

Au cours de son acheminement vers le destinataire, le recommandé du pli est scanné aux différents points d’étape de La Poste. Ces enregistrements permettent d’actualiser les statuts de suivi associés au numéro du pli.

Vous pouvez retrouver l’historique de suivi de vos envois recommandés grâce à plusieurs outils, notamment :

Le site La Poste

À l’aide du numéro de suivi indiqué sur le bordereau de dépôt, vous pouvez faire une recherche sur le site de La Poste afin d’accéder à l’historique de suivi du pli.

Le informations de suivi du pli sont accessibles pendant 2 mois sur le site.

Les envois de courrier avec suivi disposent d’un numéro permettant de les tracer et d’accéder aux informations de suivi leurs états d’acheminement jusqu’aux destinataires.

Dans le cas des envois en recommandé, les numéros de suivi sont caractéristiques par les deux premiers caractères qui précèdent la chaîne de numéros. On rencontre souvent « 2C », « 2D », « 1A », etc. Ces deux premiers caractères peuvent vous aider à identifier le type de recommandé.

Avec ces premiers caractères de la chaîne, vous pouvez notamment savoir s’il s’agit d’un recommandé avec ou sans avis de réception (AR), d’un recommandé national ou international, et s’il s’agit d’un recommandé agréé (utilisation pour les entreprises et professionnels) ou homologué (pour les particuliers et le grand public).

Par exemple, un recommandé avec avis de réception pour la France présente un numéro de suivi commençant par « 2C ». En revanche, un numéro commençant par « 2D » indique qu’il s’agit d’un recommandé sans avis de réception.

Voici ci-dessous les principaux numéros de suivi que vous pouvez retrouver sur un support recommandé avec les caractéristiques qui leur sont associées.

Le destinataire est absent

Quel délai pour récupérer le recommandé ?

Le destinataire dispose de 15 jours à compter de la date de l’avis de passage pour récupérer la lettre recommandée et l’accuser réception. Passé ce délai, le recommandé est retourné à l’expéditeur.

Est-il possible de récupérer une lettre recommandée après 15 jours ?

Dès lors que le recommandé est renvoyé à l’expéditeur, il n’est plus possible pour le destinataire de le récupérer à La Poste. La seule solution sera de demander un nouvel envoi de l’expéditeur. Ce dernier n’est cependant pas dans l’obligation de le faire. Il est donc important de ne pas négliger la récupération d’un recommandé dans le délai imparti.

Aujourd’hui, la lettre recommandée est très utilisée pour sa valeur juridique et sa distribution sécurisée. L’utilisation de la lettre recommandée est aussi rendue obligatoire par près de 4000 textes de loi et règlements*.

Le recommandé garantit une protection pour vos envois de documents sensibles : documents officiels, confidentiels, originaux, résiliations de contrat, correspondances financières et administratives, documents liés aux ressources humaines, litiges…

* Source : site de La Poste.

Les services compris dans le recommandé

Les prestations contenues dans un recommandé sont :

• une preuve de dépôt avec la date de remise en poste ;
• une remise contre signature du destinataire, apportant ainsi une preuve de distribution ;
• une indemnisation forfaitaire, en cas de perte ou d’avarie survenue lors du traitement du courrier ;
• un service de suivi, permettant de suivre l’acheminement et la distribution de votre courrier.

Les avantages du recommandé

Le support recommandé est régulièrement utilisé par les entreprises pour assurer la bonne distribution de leurs envois.

Le recommandé comprend en effet plusieurs avantages :

• du poids à votre message : il vous permet d’officialiser votre démarche.
• une valeur juridique à vos envois : vous obtenez une preuve de dépôt et de distribution.
• une garantie d’indemnisation : le recommandé vous propose trois niveaux d’indemnités forfaitaires en cas de perte : R1 (permettant un remboursement de 16 €), R2 (remboursement de 153 €) ou R3 (remboursement de 458 €).
• une preuve et une trace de distribution : le courrier recommandé est remis contre une signature du destinataire. L’avis de réception vous permet notamment de garder une trace de la bonne distribution en cas de litige, avec la date de présentation et/ou de distribution.

Dans quels cas envoyer un courrier en recommandé ?

Le recommandé peut être obligatoire pour l’envoi de documents importants relatifs à la vie d’entreprise : Assemblée générale, déclaration de sinistre auprès des assurances, résiliation de bail… Dans d’autres cas, il est souvent utilisé pour sécuriser un envoi important ou obtenir une preuve de sa distribution/réception.

Pour résilier un contrat :

Une résiliation, que ce soit pour un contrat d’embauche, un contrat d’assurance, d’opérateur, de location, de bail ou un compte bancaire, peut parfois donner suite à des démarches juridiques. La loi impose donc dans ces cas-là l’utilisation d’un recommandé avec accusé réception. Ce dernier atteste, grâce aux avis de dépôt et de réception, l’envoi et la réception de la lettre de résiliation et constitue le point de départ d’un préavis.

Pour les procédures judiciaires :

En cas de litige juridique, la lettre recommandée peut prouver que vous aviez déjà essayé d’obtenir gain de cause à l’amiable, sans résultat. L’avis de réception est donc indispensable, car il prouve que le destinataire a bien reçu le courrier.

Pour une mise en demeure :

La lettre recommandée avec accusé réception est nécessaire pour notifier une mise en demeure car cette dernière est toujours suivie d’un délai. La date inscrite sur la preuve de réception constitue le point de départ du dossier de contentieux.

Pour un rappel d’impayé

Beaucoup d’entreprises sont confrontées à des retards ou des absences de paiement de la part de clients. Après un premier rappel, par mail, par téléphone ou par courrier simple, il est conseillé d’utiliser comme deuxième rappel un recommandé avec accusé réception. Ainsi, les clients visés ne pourront prétendre ignorer ce retard de paiement.

Pour l’envoi de documents importants ou précieux

Certains courriers ou colis peuvent s’avérer précieux pour l’expéditeur ou le destinataire (objets de valeur, documents importants ou confidentiels…). L’emploi du recommandé avec accusé réception assure le bon acheminement du courrier jusqu’à son destinataire. En cas éventuel de perte ou d’avarie, le service permet une indemnisation forfaitaire, variable selon le niveau de remboursement choisi.

Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.