Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

Afin de répondre au mieux à vos besoins, Bureaudeposte.net ouvre encore plus le choix de ses produits, avec une nouvelle gamme sélectionnée spécialement pour l’envoi de vos colis : les liasses Colissimo.

Fidèles à nos valeurs, ces produits vous sont proposés aux prix les plus justes, jusqu’à 60% d’économie sur les tarifs généralement observés sur les principaux fournisseurs, et sont bien entendu agréés par La Poste.

Vos avantages :

Vous retrouverez notre gamme Colissimo sur notre boutique Bureaudeposte.net ainsi que tous les produits et supports courrier : les produits recommandés et tracés,  les cartouches d’encre et étiquettes d’affranchissement pour vos machines Neopost, Satas ou Pitney Bowes, et bien plus… toujours aux meilleurs prix, et avec la meilleure offre de service. Rendez-vous sur Bureaudeposte.net.

Vous avez d’autres questions sur les recommandés ? Consultez nos autres articles sur le sujet.

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Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

Qu’est-ce qu’un recommandé personnalisé ?

Un recommandé manuel personnalisé est un recommandé agréé La Poste sur lequel a été imprimé au préalable l’adresse Expéditeur. Lorsque vous commandez des liasses recommandées personnalisées, il ne vous reste plus qu’à remplir la partie Destinataire et les options de garantie.

Les avantages du recommandé personnalisé

Gain de temps :

Avec un recommandé déjà partiellement rempli, plus besoin d’écrire à chaque envoi votre adresse expéditeur : vous préparez vos envois deux fois plus vite et économisez ainsi du temps.

Moins d’erreurs de préparation :

Une fois votre adresse Expéditeur validée et pré-imprimée sur vos recommandés, vous évitez les éventuelles erreurs lors du remplissage (notamment la fameuse inversion expéditeur/destinataire, souvent rencontrée lors du remplissage de ces formulaires). Sur le site Bureaudeposte.net, l’outil de personnalisation respecte également les règles en vigueur de La Poste concernant les normes d’adresse, comme par exemple le nombre de lignes ou de caractères maximum. Le respect de ces normes postales permet ainsi une meilleure gestion du courrier lors de son traitement en poste, notamment par les machines automatiques dans les centres de tri.

Un meilleur traitement :

Une adresse imprimée à l’aide d’imprimantes industrielles est beaucoup plus nette et plus lisible qu’une adresse écrite à la main. Cette impression professionnelle optimise au maximum la lisibilité de l’adresse Expéditeur et évite les erreurs d’interprétation d’adresse liée à l’écriture manuelle qui peuvent entrainer un mauvais aiguillage de l’accusé-réception dans le circuit postal.

Comment personnaliser vos recommandés ?

Le site Bureaudeposte.net propose la personnalisation pour l’ensemble des recommandés disponibles sur la boutique (que ce soit des recommandés manuels, en continu ou au format A4). Il dispose d’un outil de personnalisation dans lequel vous pouvez saisir votre adresse Expéditeur et visualiser un aperçu.

Ce service innovant est en plus proposé à des prix concurrentiels par le site.

Pour utiliser l’outil de personnalisation de recommandé, rendez-vous sur le site Bureaudeposte.net ou cliquez sur l’un des produits personnalisables ci-dessous. Vous pourrez alors saisir votre adresse et pré-visualiser ce que donnerait la personnalisation de vos recommandés : 

Qu’est-ce qu’une cartouche compatible ? Comment peut-on l’utiliser ? Quelles garanties apporte-t-elle ? Le mag’ fait le point sur les cartouches pour machines à affranchir.

Au moment de s’approvisionner en cartouches pour sa machine à affranchir, on peut être surpris par la différence de prix importante qui existe entre les différents distributeurs. Selon le fournisseur, l’écart entre une cartouche du concessionnaire de la machine à affranchir et une cartouche compatible peut être de plus d’une centaine d’euros. Pourquoi ?

Seulement trois marques de machines à affranchir en France

En France, La Poste attribue des autorisations à un nombre limité d’acteurs pour la vente de machines à affranchir. On compte trois sociétés : Pitney Bowes, Quadient et Francotyp Postalia. Seules ces sociétés sont en droit de commercialiser et de louer des machines à affranchir qui respectent les exigences de La Poste.

Historiquement, ces quatre constructeurs étaient également les seuls à vendre des cartouches d’encre correspondant à leurs machines à affranchir. La Poste, dans un souci d’offrir à ses clients plus de choix et de meilleurs tarifs, a décidé en 2012 d’ouvrir le marché de la cartouche d’encre. Au travers d’un cahier des charges techniques à respecter, elle permet ainsi à d’autres distributeurs de proposer des cartouches pour les machines à affranchir. L’important est qu’elles répondent aux exigences données par La Poste et soient adéquates avec les machines en question.

Ce nouveau mode de fonctionnement a permis de voir émerger de nouveaux distributeurs de cartouches d’encre, compatibles avec les machines à affranchir des quatre concessionnaires. Les clients ne sont donc plus obligés de s’approvisionner chez leur loueur de machines à affranchir et peuvent alors acheter chez un autre prestataire des cartouches adaptées, dites “compatibles”.

Qu’est-ce qu’une cartouche compatible ?

Une cartouche compatible est une cartouche fabriquée par une entreprise spécialiste dans la conception de cartouches d’encre adaptées aux machines à affranchir. Elle respecte les exigences techniques de La Poste et garantit la même qualité d’impression que celle des loueurs de machines à affranchir. La principale différence réside souvent dans le prix de vente, bien plus avantageux chez les distributeurs de cartouches compatibles. On distingue deux types de cartouche compatible : la cartouche générique et la cartouche reconditionnée.

La cartouche générique :

La cartouche générique est une cartouche qui a été fabriquée par une société spécialiste dans la production de cartouches d’encre compatibles, adaptées aux machines à affranchir existantes (Pitney Bowes, Neopost, Doc’up et Francotyp-Postalia).

La cartouche reconditionnée :

La cartouche reconditionnée, dite aussi “remanufacturée”, est une cartouche fabriquée par un loueur de machine à affranchir et qui a été récupérée après une première utilisation. Elle a été collectée selon plusieurs critères de sélection, démontée, nettoyée, re-remplie d’encre, remontée puis testée selon une procédure de vérifications qui garantie et certifie son bon fonctionnement.

Utiliser une cartouche compatible : la garantie du constructeur est maintenue

Grâce à la démarche de La Poste en 2012 et aux lois européennes sur la protection des consommateurs, les entreprises ont la liberté d’acheter les cartouches de leur choix sans que cela n’affecte la garantie de la machine à affranchir.

Tout comme un consommateur de café peut acheter n’importe quelle dosette adaptée à sa machine à café expresso, un utilisateur de machine à affranchir peut lui aussi acheter sa cartouche d’encre chez n’importe quel distributeur spécialisé.

Deux textes de lois européennes vous protègent sur votre choix et contre toute forme abusive dans ce genre de cas :

• La directive 93-13 CEE du conseil du 5 avril 1993, concernant les clauses abusives dans les contrats conclus avec les consommateurs,
• La loi n°95-96 du 1er février 1995, concernant les clauses abusives et la présentation des contrats et régissant diverses activités d’ordre économique et commercial.

De ce fait, l’utilisation d’une cartouche compatible ne modifie en rien la garantie de votre machine à affranchir. Les fabricants de machines à affranchir sont contraints, vis-à-vis de La Poste, de maintenir les machines fonctionnelles, quel que soit le type de cartouche utilisée.

Avec l’essor des cartouches compatibles qui peuvent faire économiser aux clients plusieurs centaines d’euros par an, certains loueurs de machines à affranchir utilisent d’autres stratégies de vente afin de maintenir leurs marges et leur marché, notamment au travers de contrats de location de machines à affranchir qui incluent l’approvisionnement des consommables de la marque de machine à affranchir. Ce type de contrat oblige alors le client à s’approvisionner en nouvelles cartouches uniquement chez son loueur de machines à affranchir, sans lui laisser la liberté d’utiliser des cartouches compatibles.

Si vous souhaitez garder une certaine liberté dans le choix de vos cartouches d’encre et faire des économies sur l’année, veillez donc à bien consulter les conditions lors d’un renouvellement de contrat de location pour votre machine à affranchir.

Pourquoi choisir une cartouche compatible ?

Vous faîtes des économies significatives :

En moyenne, les fabricants de machines à affranchir commercialisent leurs cartouches avec une marge supérieure à 85%. En achetant une cartouche compatible, vous accédez à des prix en moyenne deux fois moins chers que chez le fabricant, et cela pour une même qualité d’impression. Vous pouvez facilement voir l’écart de prix en allant sur le site du fournisseur et en comparant un même produit avec des distributeurs de cartouches compatibles comme Bureaudeposte.net.

Pour exemple, voici un comparatif des prix de cartouches d’encre entre Quadient/Neopost et Bureaudeposte.net* :

* prix de mai 2025

Votre qualité d’impression est conforme aux exigences de La Poste :

Les cartouches compatibles assurent une bonne qualité d’impression, avec les mêmes exigences techniques que celles données aux fabricants de machines à affranchir. Pour vérifier leur performance, les cartouches compatibles sont testées individuellement.

Vous réduisez l’impact sur l’environnement :

Dans le cas de la production de cartouches reconditionnées, le recyclage des cartouches d’encre permet de réduire les déchets polluants et de préserver nos ressources naturelles. Vous participez ainsi à une démarche écologique et citoyenne.

Nos cartouches d’encre compatibles sur Bureaudeposte.net :

Bureaudeposte.net vous propose toute une gamme de cartouches d’encre compatibles, dédiées aux machines à affranchir Quadient/Neopost et Pitney Bowes.

Ces cartouches vous permettent d’accéder à une véritable alternative aux produits proposés par défaut par votre loueur de machines (jusqu’à 83% d’économie), et avec la meilleure offre de service. Garanties 3 ans, elles bénéficient d’une qualité d’impression en accord avec les normes postales en vigueur.

Pour en savoir plus sur la qualité de nos cartouches compatibles, consultez notre page d’information sur notre site Bureaudeposte.net.

Retrouvez dès maintenant nos cartouches sur :

À quoi sert un bordereau de dépôt ? Comment peut-on l’obtenir ? Le mag’ vous explique l’intérêt de ce document postal incontournable pour vos envois importants.

Bordereau de dépôt : définition

Dans l’univers postal, un bordereau de dépôt (ou plus communément une preuve de dépôt) est un document postal qui, une fois tamponné et daté par La Poste, atteste de la bonne prise en charge de votre courrier tracé pour son expédition.

Dans le cas du recommandé, il s’agit généralement d’un des feuillets du recommandé manuel, appelé « Preuve de dépôt ». Lorsque vous déposez votre lettre recommandée en bureau de poste, l’agent de guichet détache la preuve de dépôt de la liasse pour la tamponner avec le timbre à date et vous la remettre comme preuve de bonne prise en charge.

Cette preuve de dépôt permet ainsi de prouver l’envoi de votre lettre recommandée ainsi que du contenu déposé. Il est donc important de conserver ce document pour les cas où il vous sera réclamé (par exemple en cas d’absence du retour de l’accusé réception, en cas de réclamation auprès des services postaux…).

Où trouve-t-on la preuve de dépôt sur un recommandé A4 ?

Pour les recommandés manuels de type SGR2, SGR1 ou LR1, la preuve de dépôt est l’un des feuillets de la liasse. Elle est détachée et tamponnée par l’agent de guichet lors de votre dépôt en bureau de poste.

En revanche, les recommandés au format A4, régulièrement utilisés par les entreprises qui réalisent des envois réguliers et/ou importants en volume, ne contiennent pas cette preuve de dépôt par défaut : c’est au déposant de produire une preuve de dépôt sur une feuille à part, preuve de dépôt qui doit correspondre aux exigences de la Direction Technique du Courrier pour être valable.

Heureusement, la plupart des logiciels de gestion d’envois de recommandés A4 comme easyReco vous permettent d’imprimer automatiquement un bordereau de dépôt respectant les exigences de La Poste. Le logiciel génère en effet ce document postal reprenant la liste de vos plis à déposer. Il suffit de l’imprimer et de le fournir à La Poste avec vos recommandés lors du dépôt : ses agents vérifieront le dépôt et apposeront le timbre à date postal sur ce document avant de vous le rendre.

Ce document équivaut au feuillet qu’il vous est remis en bureau de poste pour un recommandé manuel : même valeur légale, et donc même besoin de le conserver pour prouver la bonne prise en charge de vos plis.

En France, les machines à affranchir sont louées par trois sociétés : Pitney Bowes, Quadient (fusionnée avec Neopost) et Francotyp Postalia.

Connectées au système de La Poste via le réseau téléphonique, les machines à affranchir permettent d’affranchir le courrier dans les entreprises en imprimant une marque d’affranchissement avec le tarif postal de l’envoi.

Comme toute imprimante, ces appareils fonctionnent avec des cartouches d’encre adaptées au modèle de la machine. Lors d’une nouvelle commande de consommables, il vous faut donc connaître la référence de votre machine à affranchir pour retrouver celle de la cartouche d’encre correspondante.

Comment trouver le modèle de votre machine à affranchir

Sur votre machine :

La marque et la référence de la machine sont souvent indiquées sur le matériel. Le logo de la marque est visible sur l’avant et les étiquettes de référence sont généralement collées à l’arrière de la machine. Vous pouvez également retrouver ces informations sur le guide d’installation/d’utilisation.

Sur vos factures :

Vous pouvez également retrouver le modèle de votre machine à affranchir sur vos documents commerciaux liés à la machine (contrat commercial du fournisseur, factures…).

Sur la marque d’affranchissement :

Une fois que vous connaissez les deux lettres d’identification, vous pouvez retrouver le modèle de votre machine à affranchir. Dans la liste ci-dessous, cliquez sur les deux lettres correspondant à votre timbre d’affranchissement pour connaître le modèle de votre machine à affranchir et la cartouche d’encre compatible correspondante.

À la différence du recommandé manuel qui est un ensemble de liasses superposées, le recommandé A4 présente trois coupons visibles sur une page A4. Des instructions au dos du recommandé permettent de plier le recommandé de manière à obtenir un support d’un tiers de page. Des patchs autocollants permettent de sceller les coupons entre eux et de coller l’ensemble sur l’enveloppe.

Voici les instructions visibles au verso d’un recommandé A4 :

6 étapes simples pour plier et coller un recommandé A4 sur une enveloppe

Comment affranchir une enveloppe avec un recommandé A4 ?