Afin d’améliorer vos préparations d’envois de courriers en recommandés et d’optimiser vos processus, il peut être utile de connaître les termes associés à votre démarche et de comprendre leur désignation. Le mag’ de Bureaudeposte.net vous propose 10 mots à connaître pour comprendre et améliorer la préparation de vos envois recommandés.

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Bien placer le bloc d’adresse sur l’enveloppe

Rédiger l’adresse complète

Pour un professionnel :

Pour un particulier :

Les normes postales pour rédiger une adresse

Le tri postal utilise des lecteurs optiques et des systèmes automatiques de reconnaissance des caractères pour lire les adresses des courriers. Une mauvaise rédaction de l’adresse (incorrecte, imprécise, pas assez lisible ou mal alignée sur l’enveloppe) peut occasionner un mauvais aiguillage du courrier ou un contrôle manuel supplémentaire, ce qui entraîne un temps de traitement plus long.

Voici les règles postales sur la rédaction d’une adresse, délivrées selon la norme AFNOR XPZ 10-011 de janvier 2013 :

• Des informations ordonnées, du nom à la commune du destinataire. Chaque ligne a un rôle particulier.

• 6 lignes maximum (7 lignes pour l’international, avec le nom du pays en dernière ligne).

• 38 caractères maximum par ligne, espaces compris. Si votre ligne comporte trop de caractères, utilisez les abréviations (ex : “Av” au lieu de “Avenue”).

• Pas de signe de ponctuation, ni d’italique, ni de souligné à partir de la ligne 4 (numéro et nom de la voie).

• Les 3 dernières lignes en majuscules (pour une meilleure fiabilité de tri, il est conseillé d’écrire toute l’adresse en majuscule).

• Le pavé d’adresse est aligné à gauche.

Nos conseils pour un envoi sans souci

• Vérifiez bien les cinq chiffres du code postal et écrivez-le de la manière la plus lisible possible. Vous pouvez au besoin passer par le site de La Poste pour vérifier qu’il s’agit de la bonne commune.

• Inscrivez votre adresse expéditeur. En cas de problème de distribution, l’adresse de l’expéditeur permet de retourner le courrier à la bonne adresse, évitant ainsi qu’il soit perdu. Pour cela, indiquez l’adresse complète de l’expéditeur soit au dos sur la patte de fermeture de l’enveloppe, soit au recto dans le coin supérieur gauche. Cette mention est obligatoire pour les envois recommandés.

• Écrivez de manière bien lisible. Au besoin écrivez tout en lettres majuscules.

Les abréviations

Il n’est pas recommandé d’utiliser les abréviations, à moins que la ligne comporte plus de 38 caractères (espaces compris). Il n’y a pas de point après les abréviations mais un espace. Voici les principales abréviations utilisées pour désigner les types de voie, autorisées selon la norme AFNOR Z 10-011 :

Les bonnes pratiques

• “Monsieur”, “Madame” ou “Mademoiselle” s’écrivent en toutes lettres, suivis du prénom et du nom du destinataire.

• Les particules avant le nom de famille comme “de”, “du”, “des”, s’écrivent avec une minuscule et les articles “le” ou “la” avec une majuscule. Exemple : “Pierre de La Rivière”.

• Il n’y a pas de virgule après le numéro de la rue.

• Il n’y a pas de trait d’union entre le code postal et le nom de la commune.

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Le recommandé est aujourd’hui une protection nécessaire pour l’envoi de vos documents sensibles. Il constitue à la fois une preuve juridique en cas de litige et sécurise votre envoi grâce à son numéro de suivi qui rend votre pli traçable.

Mais l’envoi d’un courrier en recommandé demande quelques étapes supplémentaires, comparé à l’envoi d’une lettre classique.

1) Procurez-vous des recommandés manuels

Pour commencer, vous devez vous fournir d’un bordereau de recommandé manuel. Ce support est disponible en bureau de poste ou à l’achat sur des sites de fournitures postales comme Bureaudeposte.net.

Il existe deux types de recommandés manuels :

2) Remplissez le recommandé

1. Utilisez un stylo à bille (noir ou bleu) et renseignez les différents champs du bordereau de recommandé en appuyant fortement, afin que votre écriture s’imprime sur les feuillets subsidiaires du recommandé.
2. Remplissez les zones suivantes :
   • Destinataire : l’adresse de la personne à qui vous envoyez le courrier en recommandé
   • Expéditeur : votre adresse
   • Niveau de garantie : le recommandé dispose de trois niveaux d’indemnités forfaitaires en cas de perte : R1 (permettant un remboursement de 16 €), R2 (remboursement de 153 €) ou R3 (remboursement de 458 €). Si vous cochez aucune case, le courrier sera associé par défaut au niveau de garantie R1.

Pour qu’une adresse postale en France soit considérée comme valide par La Poste, elle doit être composée au minimum de 3 lignes : généralement le nom de la société ou les nom et prénom de la personne, la voie et le code postal/ville.

3) Collez le recommandé sur l’enveloppe

1. Décollez la bande de protection située au verso du recommandé.

2. Collez la partie adhésive du recommandé sur le verso de l’enveloppe.

3. Récupérez sur la bande de protection le sticker contenant le code-barres et collez-le au recto de l’enveloppe. Votre pli est prêt à être déposé !

4) Déposez votre pli à La Poste

Rendez-vous au guichet de votre bureau de poste et remettez votre pli en recommandé :

• Si vous n’avez pas déjà affranchi votre enveloppe : l’agent de La Poste pèse votre pli et vous réglez le prix du timbre.
• Si vous avez déjà affranchi votre enveloppe : vous ne réglez plus rien.

Dans le cas où vous cochez un niveau de garantie R2 ou R3, vous serez amené à payer un supplément.

L’agent de La Poste détache le feuillet de la preuve de dépôt de votre recommandé. Il appose le tampon de La Poste avant de vous le remettre. Gardez précieusement ce feuillet : il constitue la preuve que vous avez déposé votre pli à La Poste. Il contient le numéro de suivi qui vous permettra de suivre l’acheminement de votre courrier sur internet et il vous sera également nécessaire en cas de réclamation.

5) Suivez votre pli recommandé sur internet

Les recommandés manuels disposent d’un numéro unique permettant de suivre l’acheminement postal de votre pli sur le site https://www.laposte.fr/outils/suivre-vos-envois. Rendez-vous sur ce site et saisissez le numéro de suivi de votre recommandé, visible sur votre bordereau de dépôt. Les informations de suivi sont actualisées chaque fois que le code-barres du recommandé a été scanné par un agent de La Poste.

(Image : site La Poste https://www.laposte.fr/outils/suivre-vos-envois)

6) Réceptionnez votre AR (Accusé Réception)

Dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR, La Poste vous renvoie le coupon d’accusé-réception, signé par le destinataire. Cet AR constitue une preuve légale comme quoi le destinataire a bien réceptionné votre pli.

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L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

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Comment remplir automatiquement les cadres d’adresses de vos supports recommandés sans y passer toute votre journée ? Nous vous proposons aujourd’hui easyReco, un outil qui vous permet de remplir vos recommandés de manière simple et rapide.

L’envoi de courriers en grand nombre peut être long et fastidieux. Sans doute connaissez-vous les outils de publipostage pour décliner votre modèle de lettre pour tous vos destinataires et obtenir ainsi des courriers personnalisés. Mais qu’en est-il des recommandés que vous collerez sur les enveloppes ? Comment les personnaliser facilement sans y passer votre journée ?

easyReco est une solution web qui répond à ce besoin en permettant de remplir automatiquement vos recommandés à partir d’un fichier d’adresses.

Comment ça marche ?

Sur le même principe que le publipostage vous permet de créer des lettres personnalisées en grand nombre, easyReco crée un fichier PDF avec toutes les adresses expéditeur et destinataires placées dans les zones d’impression prévues pour vos recommandés. En imprimant ce document directement sur vos supports recommandés, vous obtenez un lot de recommandés déjà remplis et personnalisés.

Comment faire ?

Étape 1 : commandez des supports recommandés A4

Afin de faciliter le publipostage en nombre de vos recommandés, La Poste a prévu des recommandés au format A4 afin qu’ils puissent être adaptés aux imprimantes de bureau et ainsi permettre le remplissage depuis un poste informatique.

Ces supports agréés La Poste sont commercialisés sur des sites revendeurs de fournitures postales. Le site Bureaudeposte.net propose notamment des recommandés A4 compatibles avec le logiciel easyReco.

Étape 2 : créez votre compte sur easyReco

Inscrivez-vous sur le site easyReco (www.easyreco.com) puis commencez le publipostage de vos recommandés.

Étape 3 : ajoutez vos adresses destinataires

Préparez votre mailing sur easyReco en ajoutant la liste des adresses destinataires que vous souhaitez imprimer sur vos supports recommandés. Vous pouvez importer cette liste de contacts depuis un fichier Excel ou CSV. En plus des informations postales, vous pouvez également insérer des références associées à votre envoi ou à chacun de vos destinataires (par exemple le numéro d’un dossier, la référence du client…). Toutes les adresses que vous ajoutez peuvent être enregistrées dans le carnet d’adresses de votre compte easyReco pour être réutilisées à l’avenir.

Étape 4 : imprimez sur vos supports recommandés

Une fois votre envoi de mailing finalisé et validé, easyReco vous affiche le document PDF contenant toutes les adresses de votre envoi, automatiquement mises en page selon les zones dans lesquelles elles doivent être imprimées.

Insérez dans votre imprimante vos supports recommandés puis lancez l’impression de votre document PDF.

Ça y est ! Votre mailing de recommandés est imprimé !

Étape 5 : imprimez votre preuve de dépôt

Afin de conserver la preuve de la bonne prise en charge de vos recommandés par La Poste, easyReco vous permet d’éditer un bordereau de dépôt officiel, à imprimer sur une feuille A4. Il devra être remis à La Poste avec votre dépôt et il vous sera remis tamponné avec le timbre à date. Pensez à garder ce document : c’est lui qui prouve que vous avez bien envoyé vos courriers !

Étape 6 : suivez tous vos courriers recommandés sur easyReco

Une fois vos recommandés collés sur vos enveloppes et déposés à La Poste, vous pouvez suivre chacun de vos plis déposés directement depuis le site easyReco.

Le logiciel récupère en effet les informations de suivi sur la base de La Poste et les affiche sur votre interface.

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Où coller un recommandé sur une enveloppe ? Sur quelle face de l’enveloppe doit-il apparaître ? Quelle est la démarche à suivre pour coller le recommandé sur l’enveloppe ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous illustre comment coller votre recommandé sur une enveloppe.

Collage du recommandé sur l’enveloppe : recto ou verso ?

La face de l’enveloppe sur laquelle vous collez le support recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez (recommandé manuel ou au format A4) et du format d’enveloppe.

Coller un recommandé manuel

Le collage d’un recommandé manuel (SGR2 ou SGR1) ne doit pas occulter la lisibilité de l’adresse du destinataire et se colle habituellement sur la partie scellée de l’enveloppe. Ainsi, le recommandé se colle au verso de l’enveloppe. 

Pour les enveloppes de grand format, comme les C4 (taille d’une feuille A4), il est possible de coller le recommandé manuel sur le recto. En l’apposant sur le côté à gauche, le support ne gêne pas la lecture de l’adresse.

Coller un recommandé A4

Avec l’utilisation d’un recommandé A4, il n’est pas nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur l’enveloppe. Cette dernière reste visible sur le support recommandé et ce même après avoir détaché les différents coupons qui le composent.

Il est donc possible de coller un recommandé A4 à l’endroit prévu pour l’adresse destinataire, sur le recto de l’enveloppe, quel que soit son format.

Recommandé A4 collé sur le recto d’une enveloppe C4

Conclusion

Voici en résumé un petit tableau récapitulatif pour coller vos recommandés sans vous tromper : 

Type de recommandé	Format de l'enveloppe	Adresse destinataire	Collage sur l'enveloppe
Manuel	DL	sur l'enveloppe	Verso
Manuel	C5	sur l'enveloppe	Verso
Manuel	C4	sur l'enveloppe	Recto
A4	DL	sur le recommandé	Recto
A4	C5	sur le recommandé	Recto
A4	C4	sur le recommandé	Recto

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