Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

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Afin d’améliorer vos préparations d’envois de courriers en recommandés et d’optimiser vos processus, il peut être utile de connaître les termes associés à votre démarche et de comprendre leur désignation. Le mag’ de Bureaudeposte.net vous propose 10 mots à connaître pour comprendre et améliorer la préparation de vos envois recommandés.

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Vous cherchez un moyen pratique et rapide pour préparer et suivre vos envois de recommandés et de plis tracés ? easyReco va sûrement vous intéresser.

easyReco, c’est quoi ?

easyReco, comment ça marche ?

Dans sa version de base, son fonctionnement est simple : vous choisissez vos destinataires dans votre carnet d’adresses ou vous importez votre fichier d’adresses, vous sélectionnez votre type de support (recommandé avec ou sans AR, recommandé international, lettre suivie…) puis easyReco génère les documents imprimables de vos supports d’expédition ainsi que votre bordereau de dépôt.

Vous pouvez ainsi imprimer vos recommandés avec votre imprimante de bureau et les coller sur vos enveloppes avant de les affranchir et les déposer à La Poste. Vous pouvez également suivre le parcours de distribution de vos recommandés depuis le logiciel easyReco et conserver l’historique de vos envois, grâce à la récupération automatique des informations de suivi de La Poste.

L’outil est simple, pratique et fiable. Plébiscité par plusieurs milliers d’utilisateurs, easyReco est la solution incontournable pour la gestion et la traçabilité du courrier dans les entreprises. Que ce soit pour quelques envois ponctuels de recommandés ou pour des mailings, le logiciel est adapté aux différents besoins des professionnels.

Ce que vous pouvez faire avec easyReco (version simple)

• Vous gérez facilement vos adresses destinataires : gestion d’un carnet d’adresses, import de fichiers de contact…

• Vous préparez rapidement vos envois de recommandés : choix du support et des options d’envoi, sélection des adresses via le carnet d’adresses ou l’import de fichier…

• Vous imprimez vos recommandés en un clic : impression de tous les envois en une seule fois, génération des supports d’impression selon les normes postales, impression depuis une imprimante de bureau, édition automatique du bordereau de dépôt postal…

• Vous suivez vos envois à la trace : accès rapide à l’historique de suivi des plis expédiés, conservations des données de suivi sans limite de temps, enregistrement des retours d’accusés-réception.

Des outils enrichis pour les Services Courrier

easyReco propose un large panel de fonctionnalités spécifiques aux besoins des services courriers, logistiques, ou des services généraux. Parmi ces options supplémentaires, vous pouvez :

• Gérer finement vos utilisateurs : partages, imputations, statistiques détaillées…
• Gérer les preuves de dépôt, les retours d’AR, les PND, les plis externes… de manière automatisée et centralisée
• Lancer des réclamations postales automatiques pour les plis en incident
• Gérer l’enregistrement d’objets entrants pour vos distributions en interne
• Organiser des tournées et navettes de distribution de courriers tracés en interne
• Offrir un portail simplifié à vos collaborateurs pour préparer et suivre leurs envois en autonomie
• Et bien d’autres fonctionnalités spécialement étudiées pour les Services Courrier…

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Qu’est-ce qu’un recommandé au format A4 ? Que choisir entre un recommandé avec code à barres et sans code à barres ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique l’intérêt de ce support postal et les différents modèles avec ou sans code à barres.

Recommandé A4 : définition

Une fois vos adresses imprimées sur le support, le recommandé se plie pour obtenir un format d’un tiers de page A4 et dispose de patchs adhésifs pour être collé facilement sur l’enveloppe.

Les recommandés postaux au format A4 existent avec code à barres ou sans code à barres.

Les recommandés A4 avec code à barres

Les supports avec code à barres disposent déjà d’un numéro de suivi de La Poste et des codes à barres associés. Si le logiciel de préparation de recommandés propose le suivi de vos plis expédiés, ce numéro est généralement demandé afin de permette au logiciel d’associer l’adresse du destinataire au numéro de suivi correspondant sur le support.

Les recommandés A4 sans code à barres

Les supports sans code à barres sont des recommandés qui ne présentent pas de numéro de suivi imprimé. Cette particularité offre aux professionnels disposant du logiciel adapté de préparer leurs envois recommandés sans se soucier du numéro à renseigner dans le système. Le logiciel easyReco par exemple génère lui-même les numéros de suivi de La Poste et les imprime sur les supports recommandés en même temps que les adresses. Cela offre l’avantage d’un gain de temps et évite les éventuelles erreurs humaines pour renseigner le bon numéro.

Conclusion : quel recommandé choisir ?

Vous n'avez pas encore de logiciel de préparation courrier ou vous utilisez easyReco	Vous utilisez déjà un logiciel de préparation autre que easyReco
Nous vous conseillons d'utiliser des : RECOMMANDÉS SANS CODE-BARRES	Nous vous conseillons d'utiliser des : RECOMMANDÉS AVEC CODE-BARRES

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Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

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Comment voir le suivi d’un courrier envoyé en recommandé ? Quel outil utiliser pour savoir si votre lettre a bien été distribuée ? Le mag’ vous propose deux astuces pour voir facilement l’historique de suivi de vos courriers recommandés.

À la différence d’un courrier standard, une lettre envoyée en recommandé permet à l’expéditeur de connaître son historique de suivi jusqu’à sa distribution au destinataire, grâce à un numéro de suivi sur le support recommandé.

Ce numéro de suivi est généralement composé de 13 caractères alphanumériques, par exemple : 2C 109 802 9698 0.

Ce numéro est également visible sur le bordereau de dépôt que vous remet l’agent postal lorsque vous déposez le courrier en bureau de poste, 

Au cours de son acheminement vers le destinataire, le recommandé du pli est scanné aux différents points d’étape de La Poste. Ces enregistrements permettent d’actualiser les statuts de suivi associés au numéro du pli.

Vous pouvez retrouver l’historique de suivi de vos envois recommandés grâce à plusieurs outils, notamment :

Le site La Poste

À l’aide du numéro de suivi indiqué sur le bordereau de dépôt, vous pouvez faire une recherche sur le site de La Poste afin d’accéder à l’historique de suivi du pli.

Le informations de suivi du pli sont accessibles pendant 2 mois sur le site.

Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

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La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

Nous vous proposons une sélection de nos meilleures ressources et conseils pour réussir l’envoi de vos courriers recommandés en toute sérénité.

Vous cherchez des astuces pour simplifier la préparation de vos envois en recommandé ? Bonne nouvelle : voici une sélection de plus de 20 articles de notre blog Le mag’ Bureaudeposte.net pour vous aider dans vos démarches et rendre vos préparations plus simples et plus rapides.

Le choix de vos recommandés

Le choix de vos enveloppes

Remplir et coller vos recommandés

Automatiser la préparation de vos envois

L’affranchissement de vos courriers

Externaliser la préparation de vos mailings

Suivre vos envois

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A quoi correspond un recommandé A4 et quelle est son utilité ? Quelle est la différence entre un recommandé manuel et un recommandé au format A4 ? Quels sont les différents types de supports recommandés A4 ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique en quoi ce support recommandé peut être très pratique pour vos préparations d’envoi.

Le recommandé au format A4 : définition

Un recommandé A4 est un recommandé agréé par La Poste qui dispose des mêmes services d’envoi qu’un recommandé manuel, et dont le format a été adapté pour être utilisé sur des imprimantes de bureau. Il peut ainsi être rempli facilement depuis un logiciel sur ordinateur et facilite l’impression de recommandés en quantité importante.

Ce type de supports recommandés existe sous plusieurs désignations : recommandés A4, liasses ou recommandés bureautiques, formulaires recommandés, imprimés recommandés…

Comment ça marche ?

Un recommandé A4 s’édite grâce à un logiciel. Les applications comme easyReco vous permettent d’importer vos adresses sur le site avant de générer un document imprimable en positionnant automatiquement vos adresses expéditeurs et destinataires dans les différents cadres de votre support recommandé.

Vous pouvez ainsi imprimer de grandes quantités de recommandés en seulement quelques minutes, pour l’envoi d’un mailing par exemple. Une fois les adresses imprimées sur le support, le recommandé se plie pour obtenir un format d’un tiers de page A4 puis se colle sur le devant de l’enveloppe.

Quelle est la différence entre un recommandé A4 et un recommandé manuel ?

Un recommandé manuel et un recommandé A4 offrent les mêmes services d’envoi et ont la même valeur juridique. Afin d’être adapté aux imprimantes, le recommandé A4 a un format plus grand, de la taille d’une feuille A4. Comme le recommandé manuel, il est composé de plusieurs coupons, notamment de la preuve de distribution, de l’avis de passage et de l’accusé réception (pour les recommandés avec accusé-réception), excepté la preuve de dépôt, que vous pouvez soit imprimer automatiquement via le site easyReco soit demander à l’agent en bureau de poste.

Avec ou sans code-barres ?

Il existe deux types de supports recommandés A4 : les recommandés avec code-barres et les recommandés sans code-barres.

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