L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

À quoi sert un bordereau de dépôt ? Comment peut-on l’obtenir ? Le mag’ vous explique l’intérêt de ce document postal incontournable pour vos envois importants.

Bordereau de dépôt : définition

Dans l’univers postal, un bordereau de dépôt (ou plus communément une preuve de dépôt) est un document postal qui, une fois tamponné et daté par La Poste, atteste de la bonne prise en charge de votre courrier tracé pour son expédition.

Dans le cas du recommandé, il s’agit généralement d’un des feuillets du recommandé manuel, appelé « Preuve de dépôt ». Lorsque vous déposez votre lettre recommandée en bureau de poste, l’agent de guichet détache la preuve de dépôt de la liasse pour la tamponner avec le timbre à date et vous la remettre comme preuve de bonne prise en charge.

Cette preuve de dépôt permet ainsi de prouver l’envoi de votre lettre recommandée ainsi que du contenu déposé. Il est donc important de conserver ce document pour les cas où il vous sera réclamé (par exemple en cas d’absence du retour de l’accusé réception, en cas de réclamation auprès des services postaux…).

Où trouve-t-on la preuve de dépôt sur un recommandé A4 ?

Pour les recommandés manuels de type SGR2, SGR1 ou LR1, la preuve de dépôt est l’un des feuillets de la liasse. Elle est détachée et tamponnée par l’agent de guichet lors de votre dépôt en bureau de poste.

En revanche, les recommandés au format A4, régulièrement utilisés par les entreprises qui réalisent des envois réguliers et/ou importants en volume, ne contiennent pas cette preuve de dépôt par défaut : c’est au déposant de produire une preuve de dépôt sur une feuille à part, preuve de dépôt qui doit correspondre aux exigences de la Direction Technique du Courrier pour être valable.

Heureusement, la plupart des logiciels de gestion d’envois de recommandés A4 comme easyReco vous permettent d’imprimer automatiquement un bordereau de dépôt respectant les exigences de La Poste. Le logiciel génère en effet ce document postal reprenant la liste de vos plis à déposer. Il suffit de l’imprimer et de le fournir à La Poste avec vos recommandés lors du dépôt : ses agents vérifieront le dépôt et apposeront le timbre à date postal sur ce document avant de vous le rendre.

Ce document équivaut au feuillet qu’il vous est remis en bureau de poste pour un recommandé manuel : même valeur légale, et donc même besoin de le conserver pour prouver la bonne prise en charge de vos plis.

À la différence du recommandé manuel qui est un ensemble de liasses superposées, le recommandé A4 présente trois coupons visibles sur une page A4. Des instructions au dos du recommandé permettent de plier le recommandé de manière à obtenir un support d’un tiers de page. Des patchs autocollants permettent de sceller les coupons entre eux et de coller l’ensemble sur l’enveloppe.

Voici les instructions visibles au verso d’un recommandé A4 :

6 étapes simples pour plier et coller un recommandé A4 sur une enveloppe

Comment affranchir une enveloppe avec un recommandé A4 ?

L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

Vous cherchez un outil pratique pour gérer vos envois de recommandés ? easyReco est sûrement la solution adaptée à votre besoin. Simple et rapide, cet outil, accessible en ligne, vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre vos envois en recommandé. easyReco est la solution de référence pour les entreprises et les professionnels dans la gestion de leur courrier. Le Mag’ vous donne 10 avantages à utiliser easyReco.

1) Le logiciel ne demande aucune installation

easyReco est accessible à tous directement sur internet. Vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel sur votre poste, un simple accès internet suffit. Allez sur le site www.easyreco.com et créez votre compte pour démarrer la préparation de vos envois. Vous avez simplement besoin d’un navigateur internet moderne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari,…), d’un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader…) et d’une imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…) pour pouvoir imprimer vos supports.

2) Vous achetez vos recommandés moins chers

easyReco vous permet d’utiliser des recommandés adaptés à votre imprimante de bureau, au format A4. Ces recommandés sont les moins chers de la gamme et sont imprimables depuis votre imprimante (laser, jet d’encre, copieur). En utilisant des supports imprimés A4, vous réduisez vos coûts en fournitures. Sur Bureaudeposte.net, un recommandé A4 (avec AR et avec code-barres) coûte 0,15 € l’unité contre 0,44 € pour un recommandé manuel avec AR.

3) Vous gagnez un temps de préparation considérable

Sur easyReco, la préparation de vos envois vous demande moins de temps que pour des recommandés manuels. Que ce soit pour l’envoi de quelques plis ou d’un mailing, vous pouvez créer et imprimer vos recommandés en moins d’une minute, sans vous épuiser à tout écrire à la main.

4) Vous gérez simplement toutes les étapes de préparation de vos plis

Vous pouvez vous connecter à tout moment sur le site pour préparer vos envois. La création de vos plis est facilitée grâce à différentes fonctionnalités : vous pouvez notamment gérer vos destinataires dans un carnet d’adresses, importer vos contacts depuis vos fichiers Excel ou CSV, régler vos paramètres par défaut, vos notifications… vous pouvez ainsi automatiser la création de vos plis dans easyReco.

5) Vous imprimez rapidement vos recommandés

Que ce soit pour un pli ou un mailing de plusieurs centaines d’adresses, vous pouvez lancer l’impression de tous vos recommandés en une seule action. Une fois vos plis créés, easyReco vous affiche toutes vos adresses dans un seul document PDF qu’il vous suffit d’imprimer depuis votre imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…).

6) Vous éditez vous-même vos preuves de dépôts

easyReco vous permet d’éditer et d’imprimer vous-même votre bordereau de dépôt. Ce document, faisant office de preuve de dépôt, liste tous les plis que vous déposez à La Poste et a une valeur légale qui prouve la prise en charge de vos courriers par La Poste.

7) Vous gardez un suivi permanent de vos plis

easyReco récupère automatiquement les informations de suivi de La Poste pour vos plis et vous permet de les consulter rapidement dans son interface. Le logiciel peut compléter ces informations de suivi postal avec ses propres informations : dépôt, date de retour d’accusé-réception, plis non distribués… De plus, toutes vos informations de suivi sont consultables dans easyReco sans limite de temps.

8) Vos envois sont conformes avec les normes postales

Les supports recommandés imprimés par easyReco sont en tout point conformes avec les spécifications exigées par La Poste, ce qui vous assure des envois aux normes, dont la valeur légale est assurée. De plus, le logiciel évolue en même temps que les normes postales afin que vos envois soient toujours conformes au regard des dernières normes en vigueur.

9) Vos données sont sécurisées

Chaque utilisateur accède à son compte easyReco via un identifiant unique et un mot de passe personnel. Le logiciel utilise le protocole HTTPS, protocole notamment utilisé par les banques et les sites ecommerce pour sécuriser les connexions. easyReco fait également l’objet d’une déclaration à la CNIL pour respecter les exigences de confidentialité des données, hébergées en France.

10) L’outil est adapté aux services Courriers

Le logiciel easyReco dispose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, étudiées et adaptées aux besoins des services Courriers, logistiques ou services généraux. Vous pouvez notamment créer et gérer un groupe d’utilisateurs avec des rôles distincts, permettre le partage de carnets d’adresses, du suivi des envois, envoyer automatiquement des réclamations postales, gérer l’enregistrement de courriers entrants… vous gagnez ainsi du temps et vous fiabilisez le traitement de vos courriers.

easyReco en chiffres

Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

Comment remplir automatiquement les cadres d’adresses de vos supports recommandés sans y passer toute votre journée ? Nous vous proposons aujourd’hui easyReco, un outil qui vous permet de remplir vos recommandés de manière simple et rapide.

L’envoi de courriers en grand nombre peut être long et fastidieux. Sans doute connaissez-vous les outils de publipostage pour décliner votre modèle de lettre pour tous vos destinataires et obtenir ainsi des courriers personnalisés. Mais qu’en est-il des recommandés que vous collerez sur les enveloppes ? Comment les personnaliser facilement sans y passer votre journée ?

easyReco est une solution web qui répond à ce besoin en permettant de remplir automatiquement vos recommandés à partir d’un fichier d’adresses.

Comment ça marche ?

Sur le même principe que le publipostage vous permet de créer des lettres personnalisées en grand nombre, easyReco crée un fichier PDF avec toutes les adresses expéditeur et destinataires placées dans les zones d’impression prévues pour vos recommandés. En imprimant ce document directement sur vos supports recommandés, vous obtenez un lot de recommandés déjà remplis et personnalisés.

Comment faire ?

Étape 1 : commandez des supports recommandés A4

Afin de faciliter le publipostage en nombre de vos recommandés, La Poste a prévu des recommandés au format A4 afin qu’ils puissent être adaptés aux imprimantes de bureau et ainsi permettre le remplissage depuis un poste informatique.

Ces supports agréés La Poste sont commercialisés sur des sites revendeurs de fournitures postales. Le site Bureaudeposte.net propose notamment des recommandés A4 compatibles avec le logiciel easyReco.

Étape 2 : créez votre compte sur easyReco

Inscrivez-vous sur le site easyReco (www.easyreco.com) puis commencez le publipostage de vos recommandés.

Étape 3 : ajoutez vos adresses destinataires

Préparez votre mailing sur easyReco en ajoutant la liste des adresses destinataires que vous souhaitez imprimer sur vos supports recommandés. Vous pouvez importer cette liste de contacts depuis un fichier Excel ou CSV. En plus des informations postales, vous pouvez également insérer des références associées à votre envoi ou à chacun de vos destinataires (par exemple le numéro d’un dossier, la référence du client…). Toutes les adresses que vous ajoutez peuvent être enregistrées dans le carnet d’adresses de votre compte easyReco pour être réutilisées à l’avenir.

Étape 4 : imprimez sur vos supports recommandés

Une fois votre envoi de mailing finalisé et validé, easyReco vous affiche le document PDF contenant toutes les adresses de votre envoi, automatiquement mises en page selon les zones dans lesquelles elles doivent être imprimées.

Insérez dans votre imprimante vos supports recommandés puis lancez l’impression de votre document PDF.

Ça y est ! Votre mailing de recommandés est imprimé !

Étape 5 : imprimez votre preuve de dépôt

Afin de conserver la preuve de la bonne prise en charge de vos recommandés par La Poste, easyReco vous permet d’éditer un bordereau de dépôt officiel, à imprimer sur une feuille A4. Il devra être remis à La Poste avec votre dépôt et il vous sera remis tamponné avec le timbre à date. Pensez à garder ce document : c’est lui qui prouve que vous avez bien envoyé vos courriers !

Étape 6 : suivez tous vos courriers recommandés sur easyReco

Une fois vos recommandés collés sur vos enveloppes et déposés à La Poste, vous pouvez suivre chacun de vos plis déposés directement depuis le site easyReco.

Le logiciel récupère en effet les informations de suivi sur la base de La Poste et les affiche sur votre interface.

Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception