Qu’est-ce qui différencie une lettre suivie d’une lettre recommandée ? Quels services proposent-elles ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique les différences entre ces deux produits postaux.

La lettre suivie

La lettre recommandée

Conclusion

La lettre suivie est utilisée pour les envois de courriers ou de petits objets pour lesquels vous souhaitez simplement avoir le suivi d’acheminement. Pas de preuves de dépôt ou de distribution, pas de signature, pas d’assurance ni de valeur légale.

Le lettre recommandée propose davantage de services en plus du suivi, notamment une preuve de dépôt, une garantie d’indemnisation et une preuve de réception par le destinataire. À la différence de la lettre suivie, la lettre recommandée a une valeur juridique qui permet de prouver légalement l’envoi ou la réception d’un document.

Où coller un recommandé sur une enveloppe ? Sur quelle face de l’enveloppe doit-il apparaître ? Quelle est la démarche à suivre pour coller le recommandé sur l’enveloppe ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous illustre comment coller votre recommandé sur une enveloppe.

Collage du recommandé sur l’enveloppe : recto ou verso ?

La face de l’enveloppe sur laquelle vous collez le support recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez (recommandé manuel ou au format A4) et du format d’enveloppe.

Coller un recommandé manuel

Le collage d’un recommandé manuel (SGR2 ou SGR1) ne doit pas occulter la lisibilité de l’adresse du destinataire et se colle habituellement sur la partie scellée de l’enveloppe. Ainsi, le recommandé se colle au verso de l’enveloppe. 

Pour les enveloppes de grand format, comme les C4 (taille d’une feuille A4), il est possible de coller le recommandé manuel sur le recto. En l’apposant sur le côté à gauche, le support ne gêne pas la lecture de l’adresse.

Coller un recommandé A4

Avec l’utilisation d’un recommandé A4, il n’est pas nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur l’enveloppe. Cette dernière reste visible sur le support recommandé et ce même après avoir détaché les différents coupons qui le composent.

Il est donc possible de coller un recommandé A4 à l’endroit prévu pour l’adresse destinataire, sur le recto de l’enveloppe, quel que soit son format.

Recommandé A4 collé sur le recto d’une enveloppe C4

Conclusion

Voici en résumé un petit tableau récapitulatif pour coller vos recommandés sans vous tromper : 

Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception

L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
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• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

Les envois de courrier avec suivi disposent d’un numéro permettant de les tracer et d’accéder aux informations de suivi leurs états d’acheminement jusqu’aux destinataires.

Dans le cas des envois en recommandé, les numéros de suivi sont caractéristiques par les deux premiers caractères qui précèdent la chaîne de numéros. On rencontre souvent « 2C », « 2D », « 1A », etc. Ces deux premiers caractères peuvent vous aider à identifier le type de recommandé.

Avec ces premiers caractères de la chaîne, vous pouvez notamment savoir s’il s’agit d’un recommandé avec ou sans avis de réception (AR), d’un recommandé national ou international, et s’il s’agit d’un recommandé agréé (utilisation pour les entreprises et professionnels) ou homologué (pour les particuliers et le grand public).

Par exemple, un recommandé avec avis de réception pour la France présente un numéro de suivi commençant par « 2C ». En revanche, un numéro commençant par « 2D » indique qu’il s’agit d’un recommandé sans avis de réception.

Voici ci-dessous les principaux numéros de suivi que vous pouvez retrouver sur un support recommandé avec les caractéristiques qui leur sont associées.

Le destinataire est absent

Quel délai pour récupérer le recommandé ?

Le destinataire dispose de 15 jours à compter de la date de l’avis de passage pour récupérer la lettre recommandée et l’accuser réception. Passé ce délai, le recommandé est retourné à l’expéditeur.

Est-il possible de récupérer une lettre recommandée après 15 jours ?

Dès lors que le recommandé est renvoyé à l’expéditeur, il n’est plus possible pour le destinataire de le récupérer à La Poste. La seule solution sera de demander un nouvel envoi de l’expéditeur. Ce dernier n’est cependant pas dans l’obligation de le faire. Il est donc important de ne pas négliger la récupération d’un recommandé dans le délai imparti.

Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).