L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

Les envois de courrier avec suivi disposent d’un numéro permettant de les tracer et d’accéder aux informations de suivi leurs états d’acheminement jusqu’aux destinataires.

Dans le cas des envois en recommandé, les numéros de suivi sont caractéristiques par les deux premiers caractères qui précèdent la chaîne de numéros. On rencontre souvent « 2C », « 2D », « 1A », etc. Ces deux premiers caractères peuvent vous aider à identifier le type de recommandé.

Avec ces premiers caractères de la chaîne, vous pouvez notamment savoir s’il s’agit d’un recommandé avec ou sans avis de réception (AR), d’un recommandé national ou international, et s’il s’agit d’un recommandé agréé (utilisation pour les entreprises et professionnels) ou homologué (pour les particuliers et le grand public).

Par exemple, un recommandé avec avis de réception pour la France présente un numéro de suivi commençant par « 2C ». En revanche, un numéro commençant par « 2D » indique qu’il s’agit d’un recommandé sans avis de réception.

Voici ci-dessous les principaux numéros de suivi que vous pouvez retrouver sur un support recommandé avec les caractéristiques qui leur sont associées.

Le destinataire est absent

Quel délai pour récupérer le recommandé ?

Le destinataire dispose de 15 jours à compter de la date de l’avis de passage pour récupérer la lettre recommandée et l’accuser réception. Passé ce délai, le recommandé est retourné à l’expéditeur.

Est-il possible de récupérer une lettre recommandée après 15 jours ?

Dès lors que le recommandé est renvoyé à l’expéditeur, il n’est plus possible pour le destinataire de le récupérer à La Poste. La seule solution sera de demander un nouvel envoi de l’expéditeur. Ce dernier n’est cependant pas dans l’obligation de le faire. Il est donc important de ne pas négliger la récupération d’un recommandé dans le délai imparti.

L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception

Le recommandé est aujourd’hui une protection nécessaire pour l’envoi de vos documents sensibles. Il constitue à la fois une preuve juridique en cas de litige et sécurise votre envoi grâce à son numéro de suivi qui rend votre pli traçable.

Mais l’envoi d’un courrier en recommandé demande quelques étapes supplémentaires, comparé à l’envoi d’une lettre classique.

1) Procurez-vous des recommandés manuels

Pour commencer, vous devez vous fournir d’un bordereau de recommandé manuel. Ce support est disponible en bureau de poste ou à l’achat sur des sites de fournitures postales comme Bureaudeposte.net.

Il existe deux types de recommandés manuels :

2) Remplissez le recommandé

1. Utilisez un stylo à bille (noir ou bleu) et renseignez les différents champs du bordereau de recommandé en appuyant fortement, afin que votre écriture s’imprime sur les feuillets subsidiaires du recommandé.
2. Remplissez les zones suivantes :
   • Destinataire : l’adresse de la personne à qui vous envoyez le courrier en recommandé
   • Expéditeur : votre adresse
   • Niveau de garantie : le recommandé dispose de trois niveaux d’indemnités forfaitaires en cas de perte : R1 (permettant un remboursement de 16 €), R2 (remboursement de 153 €) ou R3 (remboursement de 458 €). Si vous cochez aucune case, le courrier sera associé par défaut au niveau de garantie R1.

Pour qu’une adresse postale en France soit considérée comme valide par La Poste, elle doit être composée au minimum de 3 lignes : généralement le nom de la société ou les nom et prénom de la personne, la voie et le code postal/ville.

3) Collez le recommandé sur l’enveloppe

1. Décollez la bande de protection située au verso du recommandé.

2. Collez la partie adhésive du recommandé sur le verso de l’enveloppe.

3. Récupérez sur la bande de protection le sticker contenant le code-barres et collez-le au recto de l’enveloppe. Votre pli est prêt à être déposé !

4) Déposez votre pli à La Poste

Rendez-vous au guichet de votre bureau de poste et remettez votre pli en recommandé :

• Si vous n’avez pas déjà affranchi votre enveloppe : l’agent de La Poste pèse votre pli et vous réglez le prix du timbre.
• Si vous avez déjà affranchi votre enveloppe : vous ne réglez plus rien.

Dans le cas où vous cochez un niveau de garantie R2 ou R3, vous serez amené à payer un supplément.

L’agent de La Poste détache le feuillet de la preuve de dépôt de votre recommandé. Il appose le tampon de La Poste avant de vous le remettre. Gardez précieusement ce feuillet : il constitue la preuve que vous avez déposé votre pli à La Poste. Il contient le numéro de suivi qui vous permettra de suivre l’acheminement de votre courrier sur internet et il vous sera également nécessaire en cas de réclamation.

5) Suivez votre pli recommandé sur internet

Les recommandés manuels disposent d’un numéro unique permettant de suivre l’acheminement postal de votre pli sur le site https://www.laposte.fr/outils/suivre-vos-envois. Rendez-vous sur ce site et saisissez le numéro de suivi de votre recommandé, visible sur votre bordereau de dépôt. Les informations de suivi sont actualisées chaque fois que le code-barres du recommandé a été scanné par un agent de La Poste.

(Image : site La Poste https://www.laposte.fr/outils/suivre-vos-envois)

6) Réceptionnez votre AR (Accusé Réception)

Dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR, La Poste vous renvoie le coupon d’accusé-réception, signé par le destinataire. Cet AR constitue une preuve légale comme quoi le destinataire a bien réceptionné votre pli.

Un recommandé manuel est-il payant ou gratuit ? Pourquoi les recommandés manuels sont-ils en vente sur les sites spécialisés de fournitures postales alors qu’ils sont donnés gratuitement dans les bureaux de poste ? Pourquoi certains recommandés ont-ils un numéro de suivi commençant par 2C et d’autres par 1A ? Le mag’ de Bureaudeposte.net fait le point.

Qu’est-ce qu’un recommandé manuel ?

Un recommandé manuel est un type de support postal avec un service d’acheminement et de distribution.  Leur utilisation permet de bénéficier d’un suivi de distribution et d’une preuve de dépôt, ainsi que d’une indemnisation en cas de perte ou d’avarie lors de la distribution. Les recommandés manuels ont également une valeur juridique dans le cas d’échanges de courriers entre plusieurs parties. Il est souvent utilisé pour les envois importants ou officiels, tels que les documents juridiques, les contrats, les lettres recommandées ou les bulletins de vote. 

Le recommandé manuel se présente sous la forme d’un bordereau rectangulaire de la taille d’un tiers de page A4. Les informations à fournir sur le formulaire du recommandé incluent l’adresse de l’expéditeur, l’adresse du destinataire et des options de service, tel que le taux de recommandation en cas d’indemnisation

Les recommandés manuels sont disponibles dans les bureaux de poste et les boutiques en ligne spécialisées.

Les recommandés manuels : payants ou gratuits ?

Les recommandés manuels sont disponibles en deux versions : les recommandés agréés pour les professionnels et les recommandés homologués pour les particuliers. Les professionnels paient les supports des recommandés mais bénéficient de tarifs d’affranchissement plus avantageux que les particuliers et accèdent à des gammes de produits plus larges. Les particuliers paient l’affranchissement mais pas le support. 

Agréé	Homologué
Pour les entreprises et les professionnels	Pour les particuliers et le grand public
Payant (généralement par boite de 100)	Gratuit (à l'unité en bureau de poste)
Avec numéro d’agrément	Sans numéro d’agrément
Numéro de suivi : 2C XXX XXX XXXX X (avec AR) 2D XXX XXX XXXX X (sans AR)	Numéro de suivi : 1A XXX XXX XXXX X (avec AR) 1B XXX XXX XXXX X (sans AR)

Les recommandés manuels agréés

Les recommandés manuels agréés sont des supports postaux qui sont destinés à être utilisés par les entreprises pour l’envoi de courriers professionnels. Ces recommandés comportent un numéro d’agrément de La Poste qui certifie leur authenticité et leur validité d’utilisation. Ils ne sont pas disponibles en bureau de poste, mais peuvent être achetés auprès de boutiques en ligne spécialisées dans la vente de fournitures postales comme le site Bureaudeposte.net. Les professionnels paient le support des recommandés mais bénéficient de tarifs d’affranchissement plus avantageux que les particuliers et accèdent à des gammes de produits plus larges, adaptées à leurs besoins, comme des recommandés manuels personnalisés ou des recommandés A4 avec logiciel d’édition. Le numéro d’envoi (ou numéro de suivi), visible en haut du recommandé, commence généralement par 2C (avec AR) ou 2D (sans AR).

Les recommandés manuels homologués

Les recommandés manuels homologués sont des recommandés qui sont destinés aux particuliers pour leurs envois de courriers importants. Ils sont disponibles à l’unité dans les bureaux de poste et leur support est gratuit. Cependant, les particuliers doivent payer l’affranchissement de ces recommandés.

Ces recommandés comportent également un numéro de suivi qui certifie leur validité par La Poste. Le numéro de suivi commence généralement par 1A (avec accusé de réception) ou 1B (sans accusé de réception).

En conclusion

Ainsi, pour les professionnels, les recommandés manuels sont payants, tandis que pour les particuliers, ils sont gratuits à l’unité.

Vous êtes une entreprise ou un professionnel	Vous êtes un particulier
Le support recommandé est payant	Le support recommandé est gratuit à l'unité, en bureau de poste