La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

Qu’est-ce qu’un recommandé personnalisé ?

Un recommandé manuel personnalisé est un recommandé agréé La Poste sur lequel a été imprimé au préalable l’adresse Expéditeur. Lorsque vous commandez des liasses recommandées personnalisées, il ne vous reste plus qu’à remplir la partie Destinataire et les options de garantie.

Les avantages du recommandé personnalisé

Gain de temps :

Avec un recommandé déjà partiellement rempli, plus besoin d’écrire à chaque envoi votre adresse expéditeur : vous préparez vos envois deux fois plus vite et économisez ainsi du temps.

Moins d’erreurs de préparation :

Une fois votre adresse Expéditeur validée et pré-imprimée sur vos recommandés, vous évitez les éventuelles erreurs lors du remplissage (notamment la fameuse inversion expéditeur/destinataire, souvent rencontrée lors du remplissage de ces formulaires). Sur le site Bureaudeposte.net, l’outil de personnalisation respecte également les règles en vigueur de La Poste concernant les normes d’adresse, comme par exemple le nombre de lignes ou de caractères maximum. Le respect de ces normes postales permet ainsi une meilleure gestion du courrier lors de son traitement en poste, notamment par les machines automatiques dans les centres de tri.

Un meilleur traitement :

Une adresse imprimée à l’aide d’imprimantes industrielles est beaucoup plus nette et plus lisible qu’une adresse écrite à la main. Cette impression professionnelle optimise au maximum la lisibilité de l’adresse Expéditeur et évite les erreurs d’interprétation d’adresse liée à l’écriture manuelle qui peuvent entrainer un mauvais aiguillage de l’accusé-réception dans le circuit postal.

Comment personnaliser vos recommandés ?

Le site Bureaudeposte.net propose la personnalisation pour l’ensemble des recommandés disponibles sur la boutique (que ce soit des recommandés manuels, en continu ou au format A4). Il dispose d’un outil de personnalisation dans lequel vous pouvez saisir votre adresse Expéditeur et visualiser un aperçu.

Ce service innovant est en plus proposé à des prix concurrentiels par le site.

Pour utiliser l’outil de personnalisation de recommandé, rendez-vous sur le site Bureaudeposte.net ou cliquez sur l’un des produits personnalisables ci-dessous. Vous pourrez alors saisir votre adresse et pré-visualiser ce que donnerait la personnalisation de vos recommandés : 

Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

Recommandés manuels, A4, continu, avec ou sans code à barres ? Quel support recommandé choisir ? Le Mag’ répond à vos questions.

Vous souhaitez acheter des formulaires recommandés pour vos envois et vous voulez être sûr de faire le bon choix ? Bureaudeposte.net vous aide à choisir les produits les mieux adaptés à votre usage et au meilleur prix.

Quel est le support recommandé le mieux adapté à vos besoins ?

Bureaudeposte.net vous propose toute la gamme des supports recommandés La Poste, tous agréés par les services de La Poste, et au meilleur prix (jusqu’à 50% d’économies). Voici les produits que nous vous conseillons selon vos besoins :

Plusieurs solutions sont possibles selon ce que vous recherchez :

Vous cherchez une solution pour préparer, imprimer et suivre vos recommandés automatiquement :

Vous avez déjà un logiciel pour remplir vos recommandés :

Le Recommandé A4 avec AR (avec ou sans code barre) : selon votre logiciel, vous avez le choix entre les types de recommandés A4 avec AR, avec ou sans code barre. Si votre logiciel a la possibilité de créer lui-même les numéros de suivi de La Poste et les codes barres correspondants, comme la solution easyReco, nous vous conseillons d’acheter des Recommandés A4 avec AR SANS code barre.

Vous préférez remplir vos recommandés manuellement :

Le Recommandé A4 International : les supports proposés sur Bureaudeposte.net requièrent un logiciel pour les remplir et les imprimer. Nous vous proposons d’utiliser easyReco, accessible sur Internet, sans besoin d’installation. Ce logiciel vous permettra de remplir et d’imprimer vos recommandés directement avec votre imprimante de bureau.

Le Recommandé A4 (avec ou sans AR, avec ou sans code barre) : avec la possibilité de le remplir et de l’imprimer directement depuis votre ordinateur, via un logiciel comme easyReco, le Recommandé A4 reste le plus économique à l’unité.

Si vous souhaitez obtenir des conseils pour le choix de vos renommandés ou d’un logiciel de gestion de courrier, n’hésitez pas à nous contacter au 01 76 71 06 64 ou via le formulaire de contact.

Vous avez d’autres questions sur les supports recommandés ? Vous souhaitez avoir de l’aide pour choisir le produit dont vous avez besoin ? N’hésitez pas à nous contacter au 01 76 71 06 64 ou par mail, contact@bureaudeposte.net.

À l’approche des fêtes de fin d’année, une question revient continuellement pour les professionnels : comment adresser ses vœux à ses clients, ses partenaires et à ses collaborateurs ? Faut-il investir dans la carte de vœux papier traditionnelle ou opter la facilité et la rapidité de la carte électronique (e-card) ?

Ce choix, qui peut sembler anodin, a en réalité un impact important sur l’image de votre entreprise, tout comme sur le budget, l’environnemental, et surtout, sur la portée de votre message.

Voici les avantages et inconvénients de chaque option pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre marque.

• Un coût plus élevé : Le budget comprend la conception graphique, l’impression, l’achat des enveloppes et, surtout, l’affranchissement.
• Une logistique un peu lourde : Elle nécessite une gestion des stocks, la mise sous pli, le tri et le dépôt à la Poste. C’est là qu’avoir à l’avance un bon stock de fournitures comme les enveloppes, des planches d’étiquettes pour l’impression de timbres ou des cartouches d’encre en réserve pour les machines à affranchir peut grandement optimiser ce processus.
• Le délai : Il faut anticiper les délais d’impression et les temps d’acheminement postaux, surtout en période de forte activité.

• Son coût réduit et zéro Logistique : Le coût est principalement celui de la conception (souvent un simple template). L’envoi est instantané et ne nécessite aucune manipulation physique.
• Son interactivité et sa mesurabilité : L’e-card peut inclure des liens cliquables vers votre site, une vidéo de vœux, ou une offre spéciale. De plus, vous pouvez mesurer en temps réel le taux d’ouverture et le taux de clic (KPI essentiels pour le marketing).
• Une grande flexibilité : L’e-card est facile à personnaliser et à envoyer, même à la dernière minute.
• Son image moderne : L’usage du numérique peut renforcer une image d’entreprise technologique et agile.

• Un faible taux d’attention : Elle risque d’être noyée dans le flux de la boîte de réception, voire considérée comme un spam ou un simple e-mailing publicitaire.
• Un risque technique : il peut y avoir des problèmes de compatibilité avec certains clients de messagerie, des images bloquées, ou un passage en courrier indésirable.
• Un impact écologique trompeur : Contrairement à l’idée reçue, l’e-card n’est pas sans impact. Les infrastructures numériques (serveurs, réseaux) consomment une quantité phénoménale d’énergie. Un envoi massif peut laisser une empreinte carbone plus importante qu’une carte papier optimisée (imprimée en local sur papier recyclé).

Plutôt que d’opposer ces deux solutions, le choix le plus pertinent est souvent une stratégie hybride, qui adapte le format au destinataire.

Destinataire	Relation	Format Recommandé	L'Objectif
Clients Clés / Partenaires stratégiques	Très Fort, Personnel	Carte papier traditionnelle	Fidélisation : Créer un objet mémorable et marquer le respect.
Base de données Clients élargie	Général, Transactionnel	E-Card	Portée et mesurabilité : Informer rapidement et mesurer l'engagement.
Collaborateurs / Salariés	Interne	Carte papier manuscrite (si petit effectif) ou E-Card Vidéo	Cohésion : Adapter le geste à la culture d'entreprise (plus personnel ou plus fun).

Si vous optez pour le papier, maximisez l’efficacité de votre envoi !

1. Privilégiez un beau papier et, si possible, une signature manuscrite pour les contacts les plus importants.
2. Optimisez vos fournitures, pour gagner du temps et de l’argent :

• • Des enveloppes professionnelles, faciles d’utilisation pour une mise sous pli rapide.
  • Des planches d’étiquettes pour l’impression de jolis timbres dans le thème des fêtes (via le site Mon Timbre en Ligne de La Poste).
  • Des liasses Colissimo personnalisées pour les envois de colis cadeaux, pour un gain de temps efficace.
  • Des cartouches d’encre pour machines à affranchir d’avance pour éviter une panne sèche sur votre machine à affranchir le jour des envois.