Qu’est-ce qui différencie une lettre suivie d’une lettre recommandée ? Quels services proposent-elles ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique les différences entre ces deux produits postaux.

La lettre suivie

La lettre recommandée

Conclusion

La lettre suivie est utilisée pour les envois de courriers ou de petits objets pour lesquels vous souhaitez simplement avoir le suivi d’acheminement. Pas de preuves de dépôt ou de distribution, pas de signature, pas d’assurance ni de valeur légale.

Le lettre recommandée propose davantage de services en plus du suivi, notamment une preuve de dépôt, une garantie d’indemnisation et une preuve de réception par le destinataire. À la différence de la lettre suivie, la lettre recommandée a une valeur juridique qui permet de prouver légalement l’envoi ou la réception d’un document.

Où coller un recommandé sur une enveloppe ? Sur quelle face de l’enveloppe doit-il apparaître ? Quelle est la démarche à suivre pour coller le recommandé sur l’enveloppe ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous illustre comment coller votre recommandé sur une enveloppe.

Collage du recommandé sur l’enveloppe : recto ou verso ?

La face de l’enveloppe sur laquelle vous collez le support recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez (recommandé manuel ou au format A4) et du format d’enveloppe.

Coller un recommandé manuel

Le collage d’un recommandé manuel (SGR2 ou SGR1) ne doit pas occulter la lisibilité de l’adresse du destinataire et se colle habituellement sur la partie scellée de l’enveloppe. Ainsi, le recommandé se colle au verso de l’enveloppe. 

Pour les enveloppes de grand format, comme les C4 (taille d’une feuille A4), il est possible de coller le recommandé manuel sur le recto. En l’apposant sur le côté à gauche, le support ne gêne pas la lecture de l’adresse.

Coller un recommandé A4

Avec l’utilisation d’un recommandé A4, il n’est pas nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur l’enveloppe. Cette dernière reste visible sur le support recommandé et ce même après avoir détaché les différents coupons qui le composent.

Il est donc possible de coller un recommandé A4 à l’endroit prévu pour l’adresse destinataire, sur le recto de l’enveloppe, quel que soit son format.

Recommandé A4 collé sur le recto d’une enveloppe C4

Conclusion

Voici en résumé un petit tableau récapitulatif pour coller vos recommandés sans vous tromper : 

Qu’est-ce qu’un recommandé au format A4 ? Que choisir entre un recommandé avec code à barres et sans code à barres ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique l’intérêt de ce support postal et les différents modèles avec ou sans code à barres.

Recommandé A4 : définition

Une fois vos adresses imprimées sur le support, le recommandé se plie pour obtenir un format d’un tiers de page A4 et dispose de patchs adhésifs pour être collé facilement sur l’enveloppe.

Les recommandés postaux au format A4 existent avec code à barres ou sans code à barres.

Les recommandés A4 avec code à barres

Les supports avec code à barres disposent déjà d’un numéro de suivi de La Poste et des codes à barres associés. Si le logiciel de préparation de recommandés propose le suivi de vos plis expédiés, ce numéro est généralement demandé afin de permette au logiciel d’associer l’adresse du destinataire au numéro de suivi correspondant sur le support.

Les recommandés A4 sans code à barres

Les supports sans code à barres sont des recommandés qui ne présentent pas de numéro de suivi imprimé. Cette particularité offre aux professionnels disposant du logiciel adapté de préparer leurs envois recommandés sans se soucier du numéro à renseigner dans le système. Le logiciel easyReco par exemple génère lui-même les numéros de suivi de La Poste et les imprime sur les supports recommandés en même temps que les adresses. Cela offre l’avantage d’un gain de temps et évite les éventuelles erreurs humaines pour renseigner le bon numéro.

Conclusion : quel recommandé choisir ?

Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception

L’achat d’un support recommandé pour l’envoi d’un courrier important est indépendant du coût du timbre. Lorsque vous apposez un recommandé postal sur une enveloppe, il reste encore à affranchir le pli, calculé selon son poids et les garanties choisies.

Où affranchir sur une enveloppe recommandée ?

L’affranchissement d’un courrier recommandé dépend du type de recommandé que vous utilisez et du format de vos enveloppes.

Vous utilisez des supports recommandés manuels

Pour ce type de recommandé, l’affranchissement se fait de manière classique,  en apposant le timbre en haut à droite sur le recto de l’enveloppe.

Si votre enveloppe est suffisamment grande (format A4), il vous sera aussi possible de coller le recommandé sur le recto de l’enveloppe, à condition qu’il ne cache pas l’adresse destinataire.

Recto d’un pli recommandé avec une enveloppe au format A4

Dans le cas où vous utilisez une enveloppe DL (correspondant à un tiers de page A4) ou C5 (format A5), le recommandé se colle alors au verso de l’enveloppe, toujours pour garder l’adresse destinataire et le timbre visible.

Vous utilisez des recommandés A4

Le recommandé A4 dispose aussi d’un cadre consacré à l’affranchissement. Vous avez donc le choix d’affranchir soit l’enveloppe, soit le support recommandé.

Le recommandé, reconnu comme une preuve légale

En France, le recommandé a une valeur juridique : il représente une preuve de distribution d’un courrier à son destinataire, grâce notamment à l’utilisation de plusieurs parties du recommandé qui sont datées et signées au cours de sa distribution. En effet, parmi les différents feuillets qui composent un bordereau de recommandé (voir notre article sur la composition d’un recommandé), on trouve notamment :

• une preuve de dépôt (avec le cachet de La Poste qui prouve que vous avez déposé le pli recommandé à La Poste),
• une preuve de distribution (datée et signée par le destinataire)
• un accusé de réception (dans le cas d’un envoi recommandé avec accusé-réception, daté et signé par le destinataire).

Ces éléments permettent de sécuriser l’envoi et de renforcer le poids du message. C’est généralement pour ces raisons que l’envoi en recommandé est même obligatoire dans certains cas (baux d’habitation, assurances, banques, tribunaux…). Le cachet daté de La Poste et la remise contre signature du destinataire apportent une trace de cet envoi.

Refuser un recommandé

Il n’est pas obligatoire d’accepter la réception d’un recommandé lorsque le facteur se présente chez vous. Vous pouvez refuser de prendre le courrier. Dans ce cas, le courrier est renvoyé à l’expéditeur. Si vous étiez absent lors du passage du facteur, un avis de passage est déposé dans votre boîte au lettres avec l’adresse du bureau de poste dans lequel vous pouvez récupérer le courrier. Si vous ne vous rendez pas à l’agence postale dans les 15 jours qui suivent pour le retirer, le courrier recommandé est retourné à l’expéditeur.

Des conséquences pouvant être néfastes

Refuser un recommandé est très souvent déconseillé. En effet, si vous refusez un recommandé ou si vous ne le récupérez pas en agence, cela peut entrainer des conséquences pénalisantes, selon le contexte et le type d’échange lié à l’envoi. Une lettre en recommandé est considérée comme un courrier important donc il ne faut pas la négliger. Il faut savoir également que refuser un recommandé n’annule pas forcément l’effet du courrier. Dans certains cas, même refusée, une lettre envoyée en recommandé peut quand même être considérée sur le plan juridique comme distribuée. La date de premier passage du facteur est alors prise en compte et le destinataire est présumé avoir pris connaissance du contenu du courrier.

Il est donc préférable de toujours accepter la réception d’un recommandé ou de bien le récupérer en agence postale.

La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

Qu’est-ce qui différencie un recommandé postal manuel d’un recommandé au format A4 ?  Le mag’ de Bureaudeposte.net vous présente les caractéristiques de chacun et leur utilité.

Soyons clairs : le recommandé manuel et le recommandé A4 correspondent au même service postal avec les mêmes options :

• une valeur juridique 
• un suivi du courrier
• une garantie d’indemnisation en cas de perte/avarie
• une preuve de dépôt
• un retour d’avis de réception (AR) du destinataire (dans le cas d’un envoi en recommandé avec AR)

La différence entre ces deux supports résident dans leur format qui est adapté selon le besoin de préparation de l’expéditeur.

Un recommandé manuel sera utilisé majoritairement pour des envois ponctuels tandis que le recommandé au format A4 sera plutôt utilisé pour faciliter les envois réguliers de courriers, ainsi que les envois en nombre, comme les mailings.

Le recommandé manuel

Son format DL (l’équivalent d’un tiers de page A4) est prévu pour être collé facilement au verso d’une enveloppe, grâce à une partie adhésive.

Lors du dépôt en bureau de poste, l’agent détache la preuve de dépôt qu’il tamponne avec le cachet timbre de La Poste avant de vous le remettre.

Le recommandé A4

Le recommandé A4 est le support postal utilisé par les entreprises qui réalisent des envois réguliers ou qui souhaitent faire des envois groupés. Ce support est aussi connu sous la dénomination “imprimé bureautique”.

Ce type de supports se commande en ligne via des sites revendeurs qui proposent des produits postaux.

Il est composé de trois coupons :

• la preuve de distribution
• l’avis de passage
• l’avis de réception (pour un recommandé avec AR)

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, il est possible de remplir de manière informatique les cadres d’adresse du recommandé et de l’imprimer depuis n’importe quelle imprimante de bureau classique, grâce à son format A4.

Selon le logiciel employé, il est ainsi possible de préparer et d’imprimer en une fois un grand nombre de recommandés, avec un risque d’erreurs de saisie réduit par rapport au recommandé manuel.

Pour ramener ce support à un tiers de page et permettre un collage sur une enveloppe DL, ce support dispose d’instructions de pliage en trois avec un patch adhésif.

À la différence du recommandé manuel pour lequel il est nécessaire d’écrire l’adresse destinataire sur le recto de l’enveloppe, le recommandé A4 permet de supprimer cette étape. Le support est conçu de manière à garder l’adresse destinataire visible même si les coupons sont détachés. Il dispose également d’un espace prévu pour l’affranchissement. Le recommandé A4, une fois imprimé et plié, peut donc tout à fait être collé sur le recto de l’enveloppe, sans besoin de réécrire l’adresse expéditeur.

Le recommandé manuel avec AR comporte quatre feuillets tandis que le recommandé A4 n’en compte que trois. Le dernier feuillet, la preuve de dépôt, peut être généré par des logiciels courrier, comme easyReco. Ce document est à remettre en bureau de poste avec vos plis pour qu’il soit tamponné par La Poste.

Conclusion

Le recommandé manuel et le recommandé A4 sont deux supports associés à un même service postal. La différence réside essentiellement dans le besoin qu’a l’expéditeur pour faciliter sa préparation d’envoi.

• Dans le cas d’un envoi ponctuel d’un seul courrier recommandé, le recommandé manuel sera simple et rapide.
• Pour des envois réguliers ou en nombre, les recommandés A4 compatibles à un logiciel courrier seront plus pratiques, avec un gain de temps considérable.

Si vous souhaitez envoyer vos recommandés sans utiliser de logiciel, mais en économisant du temps dans le remplissage, vous pouvez vous tourner vers un produit alternatif : le recommandé manuel personnalisé.

L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

Qu’est-ce qu’un recommandé personnalisé ?

Un recommandé manuel personnalisé est un recommandé agréé La Poste sur lequel a été imprimé au préalable l’adresse Expéditeur. Lorsque vous commandez des liasses recommandées personnalisées, il ne vous reste plus qu’à remplir la partie Destinataire et les options de garantie.

Les avantages du recommandé personnalisé

Gain de temps :

Avec un recommandé déjà partiellement rempli, plus besoin d’écrire à chaque envoi votre adresse expéditeur : vous préparez vos envois deux fois plus vite et économisez ainsi du temps.

Moins d’erreurs de préparation :

Une fois votre adresse Expéditeur validée et pré-imprimée sur vos recommandés, vous évitez les éventuelles erreurs lors du remplissage (notamment la fameuse inversion expéditeur/destinataire, souvent rencontrée lors du remplissage de ces formulaires). Sur le site Bureaudeposte.net, l’outil de personnalisation respecte également les règles en vigueur de La Poste concernant les normes d’adresse, comme par exemple le nombre de lignes ou de caractères maximum. Le respect de ces normes postales permet ainsi une meilleure gestion du courrier lors de son traitement en poste, notamment par les machines automatiques dans les centres de tri.

Un meilleur traitement :

Une adresse imprimée à l’aide d’imprimantes industrielles est beaucoup plus nette et plus lisible qu’une adresse écrite à la main. Cette impression professionnelle optimise au maximum la lisibilité de l’adresse Expéditeur et évite les erreurs d’interprétation d’adresse liée à l’écriture manuelle qui peuvent entrainer un mauvais aiguillage de l’accusé-réception dans le circuit postal.

Comment personnaliser vos recommandés ?

Le site Bureaudeposte.net propose la personnalisation pour l’ensemble des recommandés disponibles sur la boutique (que ce soit des recommandés manuels, en continu ou au format A4). Il dispose d’un outil de personnalisation dans lequel vous pouvez saisir votre adresse Expéditeur et visualiser un aperçu.

Ce service innovant est en plus proposé à des prix concurrentiels par le site.

Pour utiliser l’outil de personnalisation de recommandé, rendez-vous sur le site Bureaudeposte.net ou cliquez sur l’un des produits personnalisables ci-dessous. Vous pourrez alors saisir votre adresse et pré-visualiser ce que donnerait la personnalisation de vos recommandés :