Vous cherchez un moyen pratique et rapide pour préparer et suivre vos envois de recommandés et de plis tracés ? easyReco va sûrement vous intéresser.

easyReco, c’est quoi ?

easyReco, comment ça marche ?

Dans sa version de base, son fonctionnement est simple : vous choisissez vos destinataires dans votre carnet d’adresses ou vous importez votre fichier d’adresses, vous sélectionnez votre type de support (recommandé avec ou sans AR, recommandé international, lettre suivie…) puis easyReco génère les documents imprimables de vos supports d’expédition ainsi que votre bordereau de dépôt.

Vous pouvez ainsi imprimer vos recommandés avec votre imprimante de bureau et les coller sur vos enveloppes avant de les affranchir et les déposer à La Poste. Vous pouvez également suivre le parcours de distribution de vos recommandés depuis le logiciel easyReco et conserver l’historique de vos envois, grâce à la récupération automatique des informations de suivi de La Poste.

L’outil est simple, pratique et fiable. Plébiscité par plusieurs milliers d’utilisateurs, easyReco est la solution incontournable pour la gestion et la traçabilité du courrier dans les entreprises. Que ce soit pour quelques envois ponctuels de recommandés ou pour des mailings, le logiciel est adapté aux différents besoins des professionnels.

Ce que vous pouvez faire avec easyReco (version simple)

• Vous gérez facilement vos adresses destinataires : gestion d’un carnet d’adresses, import de fichiers de contact…

• Vous préparez rapidement vos envois de recommandés : choix du support et des options d’envoi, sélection des adresses via le carnet d’adresses ou l’import de fichier…

• Vous imprimez vos recommandés en un clic : impression de tous les envois en une seule fois, génération des supports d’impression selon les normes postales, impression depuis une imprimante de bureau, édition automatique du bordereau de dépôt postal…

• Vous suivez vos envois à la trace : accès rapide à l’historique de suivi des plis expédiés, conservations des données de suivi sans limite de temps, enregistrement des retours d’accusés-réception.

Des outils enrichis pour les Services Courrier

easyReco propose un large panel de fonctionnalités spécifiques aux besoins des services courriers, logistiques, ou des services généraux. Parmi ces options supplémentaires, vous pouvez :

• Gérer finement vos utilisateurs : partages, imputations, statistiques détaillées…
• Gérer les preuves de dépôt, les retours d’AR, les PND, les plis externes… de manière automatisée et centralisée
• Lancer des réclamations postales automatiques pour les plis en incident
• Gérer l’enregistrement d’objets entrants pour vos distributions en interne
• Organiser des tournées et navettes de distribution de courriers tracés en interne
• Offrir un portail simplifié à vos collaborateurs pour préparer et suivre leurs envois en autonomie
• Et bien d’autres fonctionnalités spécialement étudiées pour les Services Courrier…

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Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

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Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

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Nous vous proposons une sélection de nos meilleures ressources et conseils pour réussir l’envoi de vos courriers recommandés en toute sérénité.

Vous cherchez des astuces pour simplifier la préparation de vos envois en recommandé ? Bonne nouvelle : voici une sélection de plus de 20 articles de notre blog Le mag’ Bureaudeposte.net pour vous aider dans vos démarches et rendre vos préparations plus simples et plus rapides.

Le choix de vos recommandés

Le choix de vos enveloppes

Remplir et coller vos recommandés

Automatiser la préparation de vos envois

L’affranchissement de vos courriers

Externaliser la préparation de vos mailings

Suivre vos envois

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La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

La gestion du courrier en entreprise peut parfois s’avérer être un défi de taille. Il est essentiel de garantir la traçabilité des courriers et colis, depuis leur réception jusqu’à leur distribution, pour une efficacité accrue et une meilleure satisfaction des clients. Voici quelques pistes pour vous aider à mieux gérer la traçabilité du courrier dans votre entreprise.

Les défis de la traçabilité du Courrier

Cependant, de nombreux défis se posent lorsqu’il s’agit d’assurer la traçabilité du courrier et des colis en entreprise :

• Perte de Courrier/Colis : La perte de courrier et de colis est un problème commun dans les entreprises, et elle peut entraîner des conséquences graves. Lorsque le courrier est perdu en interne, il peut contenir des informations confidentielles ou des documents importants. La perte d’objets peut également nuire à la réputation de l’entreprise, car elle peut être perçue comme peu fiable.

• Suivi Manuel : La gestion manuelle du suivi du courrier et de colis est une tâche fastidieuse et chronophage. Les employés doivent enregistrer manuellement les détails de chaque objet, ce qui peut entraîner des erreurs humaines, des oublis et des retards dans la mise à jour de l’état du courrier et des colis. Cela peut également entraîner une surcharge de travail pour le personnel, ce qui affecte la productivité.

• Manque de Transparence : Lorsque les entreprises ne peuvent pas fournir des mises à jour en temps réel sur l’emplacement de l’objet entrant ou sortant, cela peut entraîner des problèmes de communication avec les collaborateurs et les clients. Ces derniers, ne pouvant savoir quand recevoir leur courrier ou leur colis, cela peut entraîner des inquiétudes et des malentendus. Le manque de transparence nuit à la confiance et à la satisfaction de toutes les parties impliquées.

La solution complète pour la traçabilité courrier : easyReco

Pour répondre à ces enjeux et améliorer la traçabilité du courrier en entreprise, easyReco se distingue comme une solution complète et innovante :

• Une traçabilité bout-en-bout : easyReco assure une traçabilité précise du courrier, de la réception à la distribution. Chaque étape est enregistrée et disponible en temps réel.

• Une distribution personnalisée : Les règles et les modes de distribution peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise, ce qui garantit que chaque courrier et colis atteint son destinataire de la manière appropriée : tournées de distribution, remise en casiers, retrait en loge…

• Un outil multi-transporteurs : easyReco facilite la gestion des différents transporteurs, proposant un large choix de prestataires d’expédition (recommandés, Colissimo, Chronopost, TNT, DHL…) au sein d’une même interface.

• Le Self-Service Collaborateur : En plus d’être un outil puissant pour les Services Courrier, easyReco offre une interface simplifiée aux collaborateurs. Cela leur permet d’envoyer et de suivre leurs envois de manière autonome, même en télétravail, favorisant ainsi la continuité de leurs activités.

• L’utilisation d’appareils connectés : easyReco est adapté à l’utilisation de matériels dédiés facilitant la traçabilité des flux et l’efficacité des équipes (pads, scanners, imprimantes d’étiquettes, lecteurs de code à barre…).

• Un module KPI Performances : Mesurez et améliorez la performance de votre gestion du courrier grâce à des tableaux de bord personnalisés et la synchronisation avec vos outils de reporting.

Conclusion

La traçabilité du courrier et des colis en entreprise demeure une préoccupation majeure, cruciale pour assurer la confidentialité des documents et des objets, se conformer aux réglementations en vigueur, et garantir la satisfaction des collaborateurs. Ignorer l’optimisation de la traçabilité du courrier comporte des risques significatifs pour le bon fonctionnement et la réputation d’une entreprise. C’est précisément à ces enjeux que easyReco apporte une réponse précise, offrant une solution globale pour améliorer efficacement la traçabilité du courrier et des colis dans les entreprises et optimiser la gestion des services courrier de manière intégrale.

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Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Vous cherchez un outil pratique pour gérer vos envois de recommandés ? easyReco est sûrement la solution adaptée à votre besoin. Simple et rapide, cet outil, accessible en ligne, vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre vos envois en recommandé. easyReco est la solution de référence pour les entreprises et les professionnels dans la gestion de leur courrier. Le Mag’ vous donne 10 avantages à utiliser easyReco.

1) Le logiciel ne demande aucune installation

easyReco est accessible à tous directement sur internet. Vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel sur votre poste, un simple accès internet suffit. Allez sur le site www.easyreco.com et créez votre compte pour démarrer la préparation de vos envois. Vous avez simplement besoin d’un navigateur internet moderne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari,…), d’un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader…) et d’une imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…) pour pouvoir imprimer vos supports.

2) Vous achetez vos recommandés moins chers

easyReco vous permet d’utiliser des recommandés adaptés à votre imprimante de bureau, au format A4. Ces recommandés sont les moins chers de la gamme et sont imprimables depuis votre imprimante (laser, jet d’encre, copieur). En utilisant des supports imprimés A4, vous réduisez vos coûts en fournitures. Sur Bureaudeposte.net, un recommandé A4 (avec AR et avec code-barres) coûte 0,15 € l’unité contre 0,44 € pour un recommandé manuel avec AR.

3) Vous gagnez un temps de préparation considérable

Sur easyReco, la préparation de vos envois vous demande moins de temps que pour des recommandés manuels. Que ce soit pour l’envoi de quelques plis ou d’un mailing, vous pouvez créer et imprimer vos recommandés en moins d’une minute, sans vous épuiser à tout écrire à la main.

4) Vous gérez simplement toutes les étapes de préparation de vos plis

Vous pouvez vous connecter à tout moment sur le site pour préparer vos envois. La création de vos plis est facilitée grâce à différentes fonctionnalités : vous pouvez notamment gérer vos destinataires dans un carnet d’adresses, importer vos contacts depuis vos fichiers Excel ou CSV, régler vos paramètres par défaut, vos notifications… vous pouvez ainsi automatiser la création de vos plis dans easyReco.

5) Vous imprimez rapidement vos recommandés

Que ce soit pour un pli ou un mailing de plusieurs centaines d’adresses, vous pouvez lancer l’impression de tous vos recommandés en une seule action. Une fois vos plis créés, easyReco vous affiche toutes vos adresses dans un seul document PDF qu’il vous suffit d’imprimer depuis votre imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…).

6) Vous éditez vous-même vos preuves de dépôts

easyReco vous permet d’éditer et d’imprimer vous-même votre bordereau de dépôt. Ce document, faisant office de preuve de dépôt, liste tous les plis que vous déposez à La Poste et a une valeur légale qui prouve la prise en charge de vos courriers par La Poste.

7) Vous gardez un suivi permanent de vos plis

easyReco récupère automatiquement les informations de suivi de La Poste pour vos plis et vous permet de les consulter rapidement dans son interface. Le logiciel peut compléter ces informations de suivi postal avec ses propres informations : dépôt, date de retour d’accusé-réception, plis non distribués… De plus, toutes vos informations de suivi sont consultables dans easyReco sans limite de temps.

8) Vos envois sont conformes avec les normes postales

Les supports recommandés imprimés par easyReco sont en tout point conformes avec les spécifications exigées par La Poste, ce qui vous assure des envois aux normes, dont la valeur légale est assurée. De plus, le logiciel évolue en même temps que les normes postales afin que vos envois soient toujours conformes au regard des dernières normes en vigueur.

9) Vos données sont sécurisées

Chaque utilisateur accède à son compte easyReco via un identifiant unique et un mot de passe personnel. Le logiciel utilise le protocole HTTPS, protocole notamment utilisé par les banques et les sites ecommerce pour sécuriser les connexions. easyReco fait également l’objet d’une déclaration à la CNIL pour respecter les exigences de confidentialité des données, hébergées en France.

10) L’outil est adapté aux services Courriers

Le logiciel easyReco dispose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, étudiées et adaptées aux besoins des services Courriers, logistiques ou services généraux. Vous pouvez notamment créer et gérer un groupe d’utilisateurs avec des rôles distincts, permettre le partage de carnets d’adresses, du suivi des envois, envoyer automatiquement des réclamations postales, gérer l’enregistrement de courriers entrants… vous gagnez ainsi du temps et vous fiabilisez le traitement de vos courriers.

easyReco en chiffres

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À l’approche des fêtes de fin d’année, une question revient continuellement pour les professionnels : comment adresser ses vœux à ses clients, ses partenaires et à ses collaborateurs ? Faut-il investir dans la carte de vœux papier traditionnelle ou opter la facilité et la rapidité de la carte électronique (e-card) ?

Ce choix, qui peut sembler anodin, a en réalité un impact important sur l’image de votre entreprise, tout comme sur le budget, l’environnemental, et surtout, sur la portée de votre message.

Voici les avantages et inconvénients de chaque option pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre marque.

• Un coût plus élevé : Le budget comprend la conception graphique, l’impression, l’achat des enveloppes et, surtout, l’affranchissement.
• Une logistique un peu lourde : Elle nécessite une gestion des stocks, la mise sous pli, le tri et le dépôt à la Poste. C’est là qu’avoir à l’avance un bon stock de fournitures comme les enveloppes, des planches d’étiquettes pour l’impression de timbres ou des cartouches d’encre en réserve pour les machines à affranchir peut grandement optimiser ce processus.
• Le délai : Il faut anticiper les délais d’impression et les temps d’acheminement postaux, surtout en période de forte activité.

• Son coût réduit et zéro Logistique : Le coût est principalement celui de la conception (souvent un simple template). L’envoi est instantané et ne nécessite aucune manipulation physique.
• Son interactivité et sa mesurabilité : L’e-card peut inclure des liens cliquables vers votre site, une vidéo de vœux, ou une offre spéciale. De plus, vous pouvez mesurer en temps réel le taux d’ouverture et le taux de clic (KPI essentiels pour le marketing).
• Une grande flexibilité : L’e-card est facile à personnaliser et à envoyer, même à la dernière minute.
• Son image moderne : L’usage du numérique peut renforcer une image d’entreprise technologique et agile.

• Un faible taux d’attention : Elle risque d’être noyée dans le flux de la boîte de réception, voire considérée comme un spam ou un simple e-mailing publicitaire.
• Un risque technique : il peut y avoir des problèmes de compatibilité avec certains clients de messagerie, des images bloquées, ou un passage en courrier indésirable.
• Un impact écologique trompeur : Contrairement à l’idée reçue, l’e-card n’est pas sans impact. Les infrastructures numériques (serveurs, réseaux) consomment une quantité phénoménale d’énergie. Un envoi massif peut laisser une empreinte carbone plus importante qu’une carte papier optimisée (imprimée en local sur papier recyclé).

Plutôt que d’opposer ces deux solutions, le choix le plus pertinent est souvent une stratégie hybride, qui adapte le format au destinataire.

Destinataire	Relation	Format Recommandé	L'Objectif
Clients Clés / Partenaires stratégiques	Très Fort, Personnel	Carte papier traditionnelle	Fidélisation : Créer un objet mémorable et marquer le respect.
Base de données Clients élargie	Général, Transactionnel	E-Card	Portée et mesurabilité : Informer rapidement et mesurer l'engagement.
Collaborateurs / Salariés	Interne	Carte papier manuscrite (si petit effectif) ou E-Card Vidéo	Cohésion : Adapter le geste à la culture d'entreprise (plus personnel ou plus fun).

Si vous optez pour le papier, maximisez l’efficacité de votre envoi !

1. Privilégiez un beau papier et, si possible, une signature manuscrite pour les contacts les plus importants.
2. Optimisez vos fournitures, pour gagner du temps et de l’argent :

• • Des enveloppes professionnelles, faciles d’utilisation pour une mise sous pli rapide.
  • Des planches d’étiquettes pour l’impression de jolis timbres dans le thème des fêtes (via le site Mon Timbre en Ligne de La Poste).
  • Des liasses Colissimo personnalisées pour les envois de colis cadeaux, pour un gain de temps efficace.
  • Des cartouches d’encre pour machines à affranchir d’avance pour éviter une panne sèche sur votre machine à affranchir le jour des envois.