Vous avez des supports recommandés A4 et vous souhaitez savoir comment les utiliser ? Faut-il un logiciel spécifique pour le remplir ? Où peut-on trouver ces recommandés A4 ? Le mag’ de Bureaudeposte.net vous explique comment utiliser les supports recommandés A4.

Qu’est-ce qu’un recommandé A4 ?

Remplir un recommandé A4

Tout comme un recommandé manuel, le recommandé au format A4 contient des champs à remplir (adresse destinataire, adresse expéditeur, options d’indemnisation…). Ces champs peuvent être renseignés depuis un logiciel dédié à la préparation de courrier, qui vous permettra ensuite d’imprimer directement les adresses sur votre support recommandé depuis votre imprimante.

Pour remplir votre recommandé, il est nécessaire que vous disposiez d’un logiciel d’édition qui vous permettra de renseigner les cadres d’adresses et d’imprimer vos supports en respectant les normes postales en vigueur.

Quel logiciel pour remplir des recommandés A4 ?

Parmi les outils existants, le site easyReco dispose de fonctionnalités simples et pratiques pour remplir, imprimer mais aussi suivre vos recommandés A4. Il propose notamment :

• la préparation de vos envois recommandés,
• l’impression des supports,
• la création d’une preuve de dépôt postal,
• le suivi de vos courriers expédiés, avec un historique complet pour chaque pli.

Ce logiciel peut être utilisé autant pour des envois ponctuels que pour des préparations de mailings.

Où commander des recommandés A4 ?

Le site Bureaudeposte.net propose toute une gamme de recommandés au format A4 compatibles avec le logiciel easyReco :

• pour des envois nationaux ou internationaux,
• avec ou sans avis de réception
• avec ou sans code à barres
• …

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Aujourd’hui, la lettre recommandée est très utilisée pour sa valeur juridique et sa distribution sécurisée. L’utilisation de la lettre recommandée est aussi rendue obligatoire par près de 4000 textes de loi et règlements*.

Le recommandé garantit une protection pour vos envois de documents sensibles : documents officiels, confidentiels, originaux, résiliations de contrat, correspondances financières et administratives, documents liés aux ressources humaines, litiges…

* Source : site de La Poste.

Les services compris dans le recommandé

Les prestations contenues dans un recommandé sont :

• une preuve de dépôt avec la date de remise en poste ;
• une remise contre signature du destinataire, apportant ainsi une preuve de distribution ;
• une indemnisation forfaitaire, en cas de perte ou d’avarie survenue lors du traitement du courrier ;
• un service de suivi, permettant de suivre l’acheminement et la distribution de votre courrier.

Les avantages du recommandé

Le support recommandé est régulièrement utilisé par les entreprises pour assurer la bonne distribution de leurs envois.

Le recommandé comprend en effet plusieurs avantages :

• du poids à votre message : il vous permet d’officialiser votre démarche.
• une valeur juridique à vos envois : vous obtenez une preuve de dépôt et de distribution.
• une garantie d’indemnisation : le recommandé vous propose trois niveaux d’indemnités forfaitaires en cas de perte : R1 (permettant un remboursement de 16 €), R2 (remboursement de 153 €) ou R3 (remboursement de 458 €).
• une preuve et une trace de distribution : le courrier recommandé est remis contre une signature du destinataire. L’avis de réception vous permet notamment de garder une trace de la bonne distribution en cas de litige, avec la date de présentation et/ou de distribution.

Dans quels cas envoyer un courrier en recommandé ?

Le recommandé peut être obligatoire pour l’envoi de documents importants relatifs à la vie d’entreprise : Assemblée générale, déclaration de sinistre auprès des assurances, résiliation de bail… Dans d’autres cas, il est souvent utilisé pour sécuriser un envoi important ou obtenir une preuve de sa distribution/réception.

Pour résilier un contrat :

Une résiliation, que ce soit pour un contrat d’embauche, un contrat d’assurance, d’opérateur, de location, de bail ou un compte bancaire, peut parfois donner suite à des démarches juridiques. La loi impose donc dans ces cas-là l’utilisation d’un recommandé avec accusé réception. Ce dernier atteste, grâce aux avis de dépôt et de réception, l’envoi et la réception de la lettre de résiliation et constitue le point de départ d’un préavis.

Pour les procédures judiciaires :

En cas de litige juridique, la lettre recommandée peut prouver que vous aviez déjà essayé d’obtenir gain de cause à l’amiable, sans résultat. L’avis de réception est donc indispensable, car il prouve que le destinataire a bien reçu le courrier.

Pour une mise en demeure :

La lettre recommandée avec accusé réception est nécessaire pour notifier une mise en demeure car cette dernière est toujours suivie d’un délai. La date inscrite sur la preuve de réception constitue le point de départ du dossier de contentieux.

Pour un rappel d’impayé

Beaucoup d’entreprises sont confrontées à des retards ou des absences de paiement de la part de clients. Après un premier rappel, par mail, par téléphone ou par courrier simple, il est conseillé d’utiliser comme deuxième rappel un recommandé avec accusé réception. Ainsi, les clients visés ne pourront prétendre ignorer ce retard de paiement.

Pour l’envoi de documents importants ou précieux

Certains courriers ou colis peuvent s’avérer précieux pour l’expéditeur ou le destinataire (objets de valeur, documents importants ou confidentiels…). L’emploi du recommandé avec accusé réception assure le bon acheminement du courrier jusqu’à son destinataire. En cas éventuel de perte ou d’avarie, le service permet une indemnisation forfaitaire, variable selon le niveau de remboursement choisi.

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