A quoi correspond un recommandé A4 et quelle est son utilité ? Quelle est la…
Les différents feuillets d’un bordereau de recommandé
Quelle est la composition d’un bordereau de recommandé ? Quels sont les feuillets qu’on retrouve pour chaque modèle de recommandé et quel rôle ont-ils ? Le Mag’ répond à vos questions et vous propose les aperçus de ces feuillets.
L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :
- La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.
- La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.
- L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.
- L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.
- Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.
Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :
Les recommandés manuels, également appelés liasses “guichet”, ou encore “SGR2” pour les modèles avec accusé réception, sont les supports recommandés les plus adaptés pour des envois ponctuels de faibles volumes. Ce sont les modèles qu’on retrouve en bureau de poste pour les particuliers.
Ils se remplissent entièrement à la main, et se collent à l’arrière de l’enveloppe. Un autocollant doit être détaché et collé sur le devant de l’enveloppe en complément. Les instructions de remplissage et de collage sont indiquées au verso du recommandé.
Le recommandé manuel avec accusé réception est composé des feuillets suivants :
Les recommandés manuels sans accusé réception ou “SGR1”, sont les supports recommandés les plus adaptés pour des envois ponctuels de faibles volumes de recommandés sans avis de réception. Tout comme la liasse guichet avec avis de réception (SGR2), on retrouve ce modèle en bureau de poste pour les particuliers.
Ils se remplissent entièrement à la main, et se collent à l’arrière de l’enveloppe. Un autocollant doit être détaché et collé sur le devant de l’enveloppe en complément. Les instructions de remplissage et de collage sont indiquées au verso du recommandé.
Le recommandé manuel sans accusé réception est composé des feuillets suivants :
Les recommandés en continu avec accusé réception, également appelés liasses “continues”, sont adaptés à des envois ponctuels de faibles volumes en cas de remplissage manuel, et permettent également de produire des volumes plus importants en éditant les liasses de manière automatique via une imprimante à impact ou matricielle.
Les recommandés en continu peuvent donc se remplir soit entièrement à la main (saisie manuscrite, au stylo), soit être édités par imprimante matricielle (à impact). Ils se collent à l’arrière de l’enveloppe grâce au dos autocollant à la manière d’une étiquette. Des bandes Caroll permettent aux imprimantes matricielles de tracter les liasses et garantissent une bonne tenue de la preuve de dépôt.
Le recommandé en continu avec accusé réception est composé des feuillets suivants :
Les supports recommandés A4 avec accusé réception, également appelés liasses “bureautiques”, sont les formulaires recommandés les plus adaptés à des envois réguliers et/ou ponctuels de recommandés avec avis de réception. Il s’agit du recommandé de référence utilisé en entreprise.
Ils s’éditent via un ordinateur avec le logiciel easyReco ou un autre logiciel spécifique, et s’impriment directement sur une imprimante de bureau. Ils ne disposent pas de preuve de dépôt : ce document est donc édité par le logiciel. Les recommandés A4 se plient et se collent facilement, grâce notamment à un système de patch autocollant, et peuvent être apposés directement sur le devant de l’enveloppe. Les instructions de remplissage et de collage sont indiquées au verso du recommandé.
Le recommandé A4 avec accusé réception est composé des trois coupons suivants :
Les supports recommandés A4 sans accusé réception, également appelés liasses “bureautiques”, sont les formulaires recommandés les plus adaptés à des envois réguliers et/ou ponctuels de recommandés sans avis de réception. Il s’agit du recommandé de référence utilisé en entreprise.
Ils s’éditent via un ordinateur avec le logiciel easyReco ou un autre logiciel spécifique, et s’impriment directement sur une imprimante de bureau. Ils ne disposent pas de preuve de dépôt : ce document est donc édité par le logiciel. Les recommandés A4 se plient et se collent facilement, grâce notamment à un système de patch autocollant, et peuvent être apposés directement sur le devant de l’enveloppe. Les instructions de remplissage et de collage sont indiquées au verso du recommandé.
Le recommandé A4 sans accusé réception est composé des trois coupons suivants :
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