4 astuces pour améliorer la gestion de vos courriers recommandés

Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

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