Comment voir le suivi d’un courrier envoyé en recommandé ? Quel outil utiliser pour savoir si votre lettre a bien été distribuée ? Le mag’ vous propose deux astuces pour voir facilement l’historique de suivi de vos courriers recommandés.

À la différence d’un courrier standard, une lettre envoyée en recommandé permet à l’expéditeur de connaître son historique de suivi jusqu’à sa distribution au destinataire, grâce à un numéro de suivi sur le support recommandé.

Ce numéro de suivi est généralement composé de 13 caractères alphanumériques, par exemple : 2C 109 802 9698 0.

Ce numéro est également visible sur le bordereau de dépôt que vous remet l’agent postal lorsque vous déposez le courrier en bureau de poste, 

Au cours de son acheminement vers le destinataire, le recommandé du pli est scanné aux différents points d’étape de La Poste. Ces enregistrements permettent d’actualiser les statuts de suivi associés au numéro du pli.

Vous pouvez retrouver l’historique de suivi de vos envois recommandés grâce à plusieurs outils, notamment :

Le site La Poste

À l’aide du numéro de suivi indiqué sur le bordereau de dépôt, vous pouvez faire une recherche sur le site de La Poste afin d’accéder à l’historique de suivi du pli.

Le informations de suivi du pli sont accessibles pendant 2 mois sur le site.

Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

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Nous vous proposons une sélection de nos meilleures ressources et conseils pour réussir l’envoi de vos courriers recommandés en toute sérénité.

Vous cherchez des astuces pour simplifier la préparation de vos envois en recommandé ? Bonne nouvelle : voici une sélection de plus de 20 articles de notre blog Le mag’ Bureaudeposte.net pour vous aider dans vos démarches et rendre vos préparations plus simples et plus rapides.

Le choix de vos recommandés

Le choix de vos enveloppes

Remplir et coller vos recommandés

Automatiser la préparation de vos envois

L’affranchissement de vos courriers

Externaliser la préparation de vos mailings

Suivre vos envois

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La rentrée est souvent synonyme de reprise intense dans les entreprises. Pour éviter tout contretemps, mieux vaut anticiper vos besoins en fournitures postales. Qu’il s’agisse de gérer vos expéditions clients ou de vos courriers administratifs, certaines fournitures sont incontournables pour assurer une organisation fluide et professionnelle.

Voici notre check-list pratique pour démarrer la rentrée en toute sérénité :

La rentrée est aussi le moment des formalités administratives. Les recommandés postaux garantissent la preuve de dépôt et de réception :

• Recommandés manuels (à remplir à la main).
• Recommandés personnalisés, avec vos coordonnées pré-imprimées pour gagner du temps.
• Recommandés A4, pour vos envois en nombre ou simplifié avec le logiciel easyReco.

Au-delà des fournitures physiques, la rentrée est aussi l’occasion de réfléchir à l’optimisation de votre gestion courrier.
Avec easyReco, vous bénéficiez de :

• Une solution simple et intuitive pour préparer rapidement vos envois sensibles, que vous ayez quelques envois ou un mailing de plusieurs centaines de plis.
• Une traçabilité complète de vos courriers et colis.
• Une visibilité sur tous vos flux d’expédition
• Un outil multi-transporteurs
• Et de bien d’autres fonctionnalités répondent à tous les besoins de gestion Courrier (distributions internes, notifications automatisées, outils connectés, tableaux de performances…)

Sur quel site puis-je imprimer mes timbres ? Quels supports utiliser pour imprimer les timbres La Poste ? Quelle est la démarche à suivre ? Voici un guide explicatif pour vous aider dans l’impression de vos timbres La Poste en ligne.

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, de nombreuses tâches peuvent être accomplies en ligne, y compris l’impression de timbres, qui vous évite notamment les files d’attente au bureau de poste. Cela peut être un véritable gain de temps et d’efforts, en particulier pour ceux qui envoient régulièrement du courrier.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment imprimer vos timbres en ligne en suivant quelques étapes simples.

Étape 1 : Commandez vos planches d’étiquettes

Avant de commencer l’impression de vos timbres en ligne, il est utile d’acheter auparavant les supports sur lesquels vous imprimerez vos timbres postaux. Il existe différents modèles de planches d’étiquettes et le site Bureaudeposte.net vous propose plusieurs références de planches d’étiquettes correspondant aux formats disponibles sur le site La Poste, et à des prix avantageux :

Étape 2 : Rendez-vous sur le site Mon Timbre en Ligne

Mon Timbre en Ligne est une application web proposée par le site La Poste pour vous permettre d’imprimer vos timbres vous-même, dès lors que vous disposez d’un compte sur le site et d’une imprimante (laser/jet d’encre ou thermique).

Vous pouvez accéder à l’application Mon Timbre en Ligne à l’adresse suivante : https://www.laposte.fr/professionnel/mon-timbre-en-ligne

Vous pouvez également également vous y rendre via le menu du site Laposte.fr, en passant par : Envoyer > Envoyer un courrier > Timbre à imprimer

Une fois sur la page, cliquez sur le bouton « J’imprime mes timbres ».

Étape 3 : Sélectionnez vos options d’envoi

Vous entrez dans la préparation de votre commande de timbres. Sélectionnez les caractéristiques d’envoi de vos timbres :

• Destination de vos envois (en France métropolitaine/Outre-mer, à l’international)
• Nature (envoi en Lettre verte, Lettre Services Plus, Lettre recommandée…)
• Poids de vos envois

Étape 4 : Choisissez votre visuel de timbre

Plus bas sur cette même page, vous pouvez personnaliser l’apparence de vos timbres en sélectionnant un visuel parmi les catégories proposées par le site.

Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton à droite « Étape suivante ».

Étape 5 : Choisissez votre support d’impression

Maintenant que vous avez choisi votre visuel, vous pouvez composer votre planche d’étiquettes.

Veillez à bien être sur la rubrique « Sur feuille A4 ou planche d’étiquettes ».

• Sélectionnez le format : sélectionnez le type de planches d’étiquettes que vous avez achetées. Exemple : « 24 (63,5 x 33,9 mm) » correspond à une planche de 24 étiquettes au format 63,5 x 33,9 mm.
• Quantité de timbres : cliquez sur les bouton « – »   et « + » pour obtenir la quantité de timbres souhaitée.
• Modifiez la position d’impression de 1er timbre : vous pouvez indiquer à partir de quelle étiquette commencer l’impression des timbres.

Cliquez ensuite sur le bouton « Étape suivante ».

Étape 6 : Finalisez votre commande

Vous arrivez au récapitulatif de votre commande avant le paiement.

• Cliquez sur « Modifier » si vous souhaitez revenir sur l’une des étapes précédentes.
• Cliquez sur « Ajouter un autre timbre » si vous souhaitez ajouter un autre visuel de timbre
• Cliquez sur « Supprimer » pour retirer l’une de vos préparations

Cliquez sur le lien « Télécharger un exemplaire gratuit pour vérification » afin d’obtenir un spécimen de vos planches d’étiquettes. Vous pouvez ainsi effectuer des tests d’impression avant de valider votre commande.

Une fois vos tests effectués, vous pouvez procéder au paiement de votre commande :

Cochez la case « Je certifie que les caractéristiques de mes envois correspondent au(x) produit(s) commandé(s) (destination et poids). »

Cliquez sur le bouton « Ajouter au panier ».

Étape 7 : Imprimez vos timbres

Lors de la validation de votre commande ou du téléchargement d’un spécimen, vous obtenez un document PDF de vos planches d’étiquettes.

Ouvrez votre fichier avec un lecteur de fichier PDF (par exemple Acrobat Reader).

Ouvrez la fenêtre d’impression de votre document (Fichier > Imprimer).

Afin que vos timbres soient bien imprimés dans les cadres de vos étiquettes, il est important que vous imprimiez votre document en Taille réelle ou à une échelle 100%. N’imprimez pas votre document avec un réglage d’impression « Ajusté ».

Après avoir vérifié vos paramètres d’impression, insérez vos planches d’étiquettes dans votre imprimantes (assurez-vous auparavant du sens d’impression par votre machine) puis lancez l’impression.

Il ne vous reste plus qu’à apprécier le résultat et à utiliser vos timbres prêts à l’emploi !

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La gestion du courrier en entreprise peut parfois s’avérer être un défi de taille. Il est essentiel de garantir la traçabilité des courriers et colis, depuis leur réception jusqu’à leur distribution, pour une efficacité accrue et une meilleure satisfaction des clients. Voici quelques pistes pour vous aider à mieux gérer la traçabilité du courrier dans votre entreprise.

Les défis de la traçabilité du Courrier

Cependant, de nombreux défis se posent lorsqu’il s’agit d’assurer la traçabilité du courrier et des colis en entreprise :

• Perte de Courrier/Colis : La perte de courrier et de colis est un problème commun dans les entreprises, et elle peut entraîner des conséquences graves. Lorsque le courrier est perdu en interne, il peut contenir des informations confidentielles ou des documents importants. La perte d’objets peut également nuire à la réputation de l’entreprise, car elle peut être perçue comme peu fiable.

• Suivi Manuel : La gestion manuelle du suivi du courrier et de colis est une tâche fastidieuse et chronophage. Les employés doivent enregistrer manuellement les détails de chaque objet, ce qui peut entraîner des erreurs humaines, des oublis et des retards dans la mise à jour de l’état du courrier et des colis. Cela peut également entraîner une surcharge de travail pour le personnel, ce qui affecte la productivité.

• Manque de Transparence : Lorsque les entreprises ne peuvent pas fournir des mises à jour en temps réel sur l’emplacement de l’objet entrant ou sortant, cela peut entraîner des problèmes de communication avec les collaborateurs et les clients. Ces derniers, ne pouvant savoir quand recevoir leur courrier ou leur colis, cela peut entraîner des inquiétudes et des malentendus. Le manque de transparence nuit à la confiance et à la satisfaction de toutes les parties impliquées.

La solution complète pour la traçabilité courrier : easyReco

Pour répondre à ces enjeux et améliorer la traçabilité du courrier en entreprise, easyReco se distingue comme une solution complète et innovante :

• Une traçabilité bout-en-bout : easyReco assure une traçabilité précise du courrier, de la réception à la distribution. Chaque étape est enregistrée et disponible en temps réel.

• Une distribution personnalisée : Les règles et les modes de distribution peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise, ce qui garantit que chaque courrier et colis atteint son destinataire de la manière appropriée : tournées de distribution, remise en casiers, retrait en loge…

• Un outil multi-transporteurs : easyReco facilite la gestion des différents transporteurs, proposant un large choix de prestataires d’expédition (recommandés, Colissimo, Chronopost, TNT, DHL…) au sein d’une même interface.

• Le Self-Service Collaborateur : En plus d’être un outil puissant pour les Services Courrier, easyReco offre une interface simplifiée aux collaborateurs. Cela leur permet d’envoyer et de suivre leurs envois de manière autonome, même en télétravail, favorisant ainsi la continuité de leurs activités.

• L’utilisation d’appareils connectés : easyReco est adapté à l’utilisation de matériels dédiés facilitant la traçabilité des flux et l’efficacité des équipes (pads, scanners, imprimantes d’étiquettes, lecteurs de code à barre…).

• Un module KPI Performances : Mesurez et améliorez la performance de votre gestion du courrier grâce à des tableaux de bord personnalisés et la synchronisation avec vos outils de reporting.

Conclusion

La traçabilité du courrier et des colis en entreprise demeure une préoccupation majeure, cruciale pour assurer la confidentialité des documents et des objets, se conformer aux réglementations en vigueur, et garantir la satisfaction des collaborateurs. Ignorer l’optimisation de la traçabilité du courrier comporte des risques significatifs pour le bon fonctionnement et la réputation d’une entreprise. C’est précisément à ces enjeux que easyReco apporte une réponse précise, offrant une solution globale pour améliorer efficacement la traçabilité du courrier et des colis dans les entreprises et optimiser la gestion des services courrier de manière intégrale.

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Vous utilisez des recommandés internationaux au format A4 ? Nous avons un guide pratique pour vous aider dans vos envois !

L’envoi d’un recommandé A4 international nécessite un pliage précis afin de garantir la lisibilité de l’adresse et son bon traitement par La Poste.

Pour savoir comment plier et coller votre recommandé postal A4 international sur une enveloppe, découvrez la démonstration complète dans la vidéo ci-dessous :

Guide étape par étape :

Avant toute manipulation, assurez-vous de disposer :

• D’un formulaire recommandé A4 international,
• D’une enveloppe adaptée au pliage du document (format minimum DL, 110 x 220 mm).

Bien placer le bloc d’adresse sur l’enveloppe

Rédiger l’adresse complète

Pour un professionnel :

Pour un particulier :

Les normes postales pour rédiger une adresse

Le tri postal utilise des lecteurs optiques et des systèmes automatiques de reconnaissance des caractères pour lire les adresses des courriers. Une mauvaise rédaction de l’adresse (incorrecte, imprécise, pas assez lisible ou mal alignée sur l’enveloppe) peut occasionner un mauvais aiguillage du courrier ou un contrôle manuel supplémentaire, ce qui entraîne un temps de traitement plus long.

Voici les règles postales sur la rédaction d’une adresse, délivrées selon la norme AFNOR XPZ 10-011 de janvier 2013 :

• Des informations ordonnées, du nom à la commune du destinataire. Chaque ligne a un rôle particulier.

• 6 lignes maximum (7 lignes pour l’international, avec le nom du pays en dernière ligne).

• 38 caractères maximum par ligne, espaces compris. Si votre ligne comporte trop de caractères, utilisez les abréviations (ex : “Av” au lieu de “Avenue”).

• Pas de signe de ponctuation, ni d’italique, ni de souligné à partir de la ligne 4 (numéro et nom de la voie).

• Les 3 dernières lignes en majuscules (pour une meilleure fiabilité de tri, il est conseillé d’écrire toute l’adresse en majuscule).

• Le pavé d’adresse est aligné à gauche.

Nos conseils pour un envoi sans souci

• Vérifiez bien les cinq chiffres du code postal et écrivez-le de la manière la plus lisible possible. Vous pouvez au besoin passer par le site de La Poste pour vérifier qu’il s’agit de la bonne commune.

• Inscrivez votre adresse expéditeur. En cas de problème de distribution, l’adresse de l’expéditeur permet de retourner le courrier à la bonne adresse, évitant ainsi qu’il soit perdu. Pour cela, indiquez l’adresse complète de l’expéditeur soit au dos sur la patte de fermeture de l’enveloppe, soit au recto dans le coin supérieur gauche. Cette mention est obligatoire pour les envois recommandés.

• Écrivez de manière bien lisible. Au besoin écrivez tout en lettres majuscules.

Les abréviations

Il n’est pas recommandé d’utiliser les abréviations, à moins que la ligne comporte plus de 38 caractères (espaces compris). Il n’y a pas de point après les abréviations mais un espace. Voici les principales abréviations utilisées pour désigner les types de voie, autorisées selon la norme AFNOR Z 10-011 :

Les bonnes pratiques

• “Monsieur”, “Madame” ou “Mademoiselle” s’écrivent en toutes lettres, suivis du prénom et du nom du destinataire.

• Les particules avant le nom de famille comme “de”, “du”, “des”, s’écrivent avec une minuscule et les articles “le” ou “la” avec une majuscule. Exemple : “Pierre de La Rivière”.

• Il n’y a pas de virgule après le numéro de la rue.

• Il n’y a pas de trait d’union entre le code postal et le nom de la commune.

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Vous cherchez un outil pratique pour gérer vos envois de recommandés ? easyReco est sûrement la solution adaptée à votre besoin. Simple et rapide, cet outil, accessible en ligne, vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre vos envois en recommandé. easyReco est la solution de référence pour les entreprises et les professionnels dans la gestion de leur courrier. Le Mag’ vous donne 10 avantages à utiliser easyReco.

1) Le logiciel ne demande aucune installation

easyReco est accessible à tous directement sur internet. Vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel sur votre poste, un simple accès internet suffit. Allez sur le site www.easyreco.com et créez votre compte pour démarrer la préparation de vos envois. Vous avez simplement besoin d’un navigateur internet moderne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari,…), d’un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader…) et d’une imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…) pour pouvoir imprimer vos supports.

2) Vous achetez vos recommandés moins chers

easyReco vous permet d’utiliser des recommandés adaptés à votre imprimante de bureau, au format A4. Ces recommandés sont les moins chers de la gamme et sont imprimables depuis votre imprimante (laser, jet d’encre, copieur). En utilisant des supports imprimés A4, vous réduisez vos coûts en fournitures. Sur Bureaudeposte.net, un recommandé A4 (avec AR et avec code-barres) coûte 0,15 € l’unité contre 0,44 € pour un recommandé manuel avec AR.

3) Vous gagnez un temps de préparation considérable

Sur easyReco, la préparation de vos envois vous demande moins de temps que pour des recommandés manuels. Que ce soit pour l’envoi de quelques plis ou d’un mailing, vous pouvez créer et imprimer vos recommandés en moins d’une minute, sans vous épuiser à tout écrire à la main.

4) Vous gérez simplement toutes les étapes de préparation de vos plis

Vous pouvez vous connecter à tout moment sur le site pour préparer vos envois. La création de vos plis est facilitée grâce à différentes fonctionnalités : vous pouvez notamment gérer vos destinataires dans un carnet d’adresses, importer vos contacts depuis vos fichiers Excel ou CSV, régler vos paramètres par défaut, vos notifications… vous pouvez ainsi automatiser la création de vos plis dans easyReco.

5) Vous imprimez rapidement vos recommandés

Que ce soit pour un pli ou un mailing de plusieurs centaines d’adresses, vous pouvez lancer l’impression de tous vos recommandés en une seule action. Une fois vos plis créés, easyReco vous affiche toutes vos adresses dans un seul document PDF qu’il vous suffit d’imprimer depuis votre imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…).

6) Vous éditez vous-même vos preuves de dépôts

easyReco vous permet d’éditer et d’imprimer vous-même votre bordereau de dépôt. Ce document, faisant office de preuve de dépôt, liste tous les plis que vous déposez à La Poste et a une valeur légale qui prouve la prise en charge de vos courriers par La Poste.

7) Vous gardez un suivi permanent de vos plis

easyReco récupère automatiquement les informations de suivi de La Poste pour vos plis et vous permet de les consulter rapidement dans son interface. Le logiciel peut compléter ces informations de suivi postal avec ses propres informations : dépôt, date de retour d’accusé-réception, plis non distribués… De plus, toutes vos informations de suivi sont consultables dans easyReco sans limite de temps.

8) Vos envois sont conformes avec les normes postales

Les supports recommandés imprimés par easyReco sont en tout point conformes avec les spécifications exigées par La Poste, ce qui vous assure des envois aux normes, dont la valeur légale est assurée. De plus, le logiciel évolue en même temps que les normes postales afin que vos envois soient toujours conformes au regard des dernières normes en vigueur.

9) Vos données sont sécurisées

Chaque utilisateur accède à son compte easyReco via un identifiant unique et un mot de passe personnel. Le logiciel utilise le protocole HTTPS, protocole notamment utilisé par les banques et les sites ecommerce pour sécuriser les connexions. easyReco fait également l’objet d’une déclaration à la CNIL pour respecter les exigences de confidentialité des données, hébergées en France.

10) L’outil est adapté aux services Courriers

Le logiciel easyReco dispose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, étudiées et adaptées aux besoins des services Courriers, logistiques ou services généraux. Vous pouvez notamment créer et gérer un groupe d’utilisateurs avec des rôles distincts, permettre le partage de carnets d’adresses, du suivi des envois, envoyer automatiquement des réclamations postales, gérer l’enregistrement de courriers entrants… vous gagnez ainsi du temps et vous fiabilisez le traitement de vos courriers.

easyReco en chiffres

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Comment remplir automatiquement les cadres d’adresses de vos supports recommandés sans y passer toute votre journée ? Nous vous proposons aujourd’hui easyReco, un outil qui vous permet de remplir vos recommandés de manière simple et rapide.

L’envoi de courriers en grand nombre peut être long et fastidieux. Sans doute connaissez-vous les outils de publipostage pour décliner votre modèle de lettre pour tous vos destinataires et obtenir ainsi des courriers personnalisés. Mais qu’en est-il des recommandés que vous collerez sur les enveloppes ? Comment les personnaliser facilement sans y passer votre journée ?

easyReco est une solution web qui répond à ce besoin en permettant de remplir automatiquement vos recommandés à partir d’un fichier d’adresses.

Comment ça marche ?

Sur le même principe que le publipostage vous permet de créer des lettres personnalisées en grand nombre, easyReco crée un fichier PDF avec toutes les adresses expéditeur et destinataires placées dans les zones d’impression prévues pour vos recommandés. En imprimant ce document directement sur vos supports recommandés, vous obtenez un lot de recommandés déjà remplis et personnalisés.

Comment faire ?

Étape 1 : commandez des supports recommandés A4

Afin de faciliter le publipostage en nombre de vos recommandés, La Poste a prévu des recommandés au format A4 afin qu’ils puissent être adaptés aux imprimantes de bureau et ainsi permettre le remplissage depuis un poste informatique.

Ces supports agréés La Poste sont commercialisés sur des sites revendeurs de fournitures postales. Le site Bureaudeposte.net propose notamment des recommandés A4 compatibles avec le logiciel easyReco.

Étape 2 : créez votre compte sur easyReco

Inscrivez-vous sur le site easyReco (www.easyreco.com) puis commencez le publipostage de vos recommandés.

Étape 3 : ajoutez vos adresses destinataires

Préparez votre mailing sur easyReco en ajoutant la liste des adresses destinataires que vous souhaitez imprimer sur vos supports recommandés. Vous pouvez importer cette liste de contacts depuis un fichier Excel ou CSV. En plus des informations postales, vous pouvez également insérer des références associées à votre envoi ou à chacun de vos destinataires (par exemple le numéro d’un dossier, la référence du client…). Toutes les adresses que vous ajoutez peuvent être enregistrées dans le carnet d’adresses de votre compte easyReco pour être réutilisées à l’avenir.

Étape 4 : imprimez sur vos supports recommandés

Une fois votre envoi de mailing finalisé et validé, easyReco vous affiche le document PDF contenant toutes les adresses de votre envoi, automatiquement mises en page selon les zones dans lesquelles elles doivent être imprimées.

Insérez dans votre imprimante vos supports recommandés puis lancez l’impression de votre document PDF.

Ça y est ! Votre mailing de recommandés est imprimé !

Étape 5 : imprimez votre preuve de dépôt

Afin de conserver la preuve de la bonne prise en charge de vos recommandés par La Poste, easyReco vous permet d’éditer un bordereau de dépôt officiel, à imprimer sur une feuille A4. Il devra être remis à La Poste avec votre dépôt et il vous sera remis tamponné avec le timbre à date. Pensez à garder ce document : c’est lui qui prouve que vous avez bien envoyé vos courriers !

Étape 6 : suivez tous vos courriers recommandés sur easyReco

Une fois vos recommandés collés sur vos enveloppes et déposés à La Poste, vous pouvez suivre chacun de vos plis déposés directement depuis le site easyReco.

Le logiciel récupère en effet les informations de suivi sur la base de La Poste et les affiche sur votre interface.

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