Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

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Nous vous proposons une sélection de nos meilleures ressources et conseils pour réussir l’envoi de vos courriers recommandés en toute sérénité.

Vous cherchez des astuces pour simplifier la préparation de vos envois en recommandé ? Bonne nouvelle : voici une sélection de plus de 20 articles de notre blog Le mag’ Bureaudeposte.net pour vous aider dans vos démarches et rendre vos préparations plus simples et plus rapides.

Le choix de vos recommandés

Le choix de vos enveloppes

Remplir et coller vos recommandés

Automatiser la préparation de vos envois

L’affranchissement de vos courriers

Externaliser la préparation de vos mailings

Suivre vos envois

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La gestion du courrier en entreprise peut parfois s’avérer être un défi de taille. Il est essentiel de garantir la traçabilité des courriers et colis, depuis leur réception jusqu’à leur distribution, pour une efficacité accrue et une meilleure satisfaction des clients. Voici quelques pistes pour vous aider à mieux gérer la traçabilité du courrier dans votre entreprise.

Les défis de la traçabilité du Courrier

Cependant, de nombreux défis se posent lorsqu’il s’agit d’assurer la traçabilité du courrier et des colis en entreprise :

• Perte de Courrier/Colis : La perte de courrier et de colis est un problème commun dans les entreprises, et elle peut entraîner des conséquences graves. Lorsque le courrier est perdu en interne, il peut contenir des informations confidentielles ou des documents importants. La perte d’objets peut également nuire à la réputation de l’entreprise, car elle peut être perçue comme peu fiable.

• Suivi Manuel : La gestion manuelle du suivi du courrier et de colis est une tâche fastidieuse et chronophage. Les employés doivent enregistrer manuellement les détails de chaque objet, ce qui peut entraîner des erreurs humaines, des oublis et des retards dans la mise à jour de l’état du courrier et des colis. Cela peut également entraîner une surcharge de travail pour le personnel, ce qui affecte la productivité.

• Manque de Transparence : Lorsque les entreprises ne peuvent pas fournir des mises à jour en temps réel sur l’emplacement de l’objet entrant ou sortant, cela peut entraîner des problèmes de communication avec les collaborateurs et les clients. Ces derniers, ne pouvant savoir quand recevoir leur courrier ou leur colis, cela peut entraîner des inquiétudes et des malentendus. Le manque de transparence nuit à la confiance et à la satisfaction de toutes les parties impliquées.

La solution complète pour la traçabilité courrier : easyReco

Pour répondre à ces enjeux et améliorer la traçabilité du courrier en entreprise, easyReco se distingue comme une solution complète et innovante :

• Une traçabilité bout-en-bout : easyReco assure une traçabilité précise du courrier, de la réception à la distribution. Chaque étape est enregistrée et disponible en temps réel.

• Une distribution personnalisée : Les règles et les modes de distribution peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise, ce qui garantit que chaque courrier et colis atteint son destinataire de la manière appropriée : tournées de distribution, remise en casiers, retrait en loge…

• Un outil multi-transporteurs : easyReco facilite la gestion des différents transporteurs, proposant un large choix de prestataires d’expédition (recommandés, Colissimo, Chronopost, TNT, DHL…) au sein d’une même interface.

• Le Self-Service Collaborateur : En plus d’être un outil puissant pour les Services Courrier, easyReco offre une interface simplifiée aux collaborateurs. Cela leur permet d’envoyer et de suivre leurs envois de manière autonome, même en télétravail, favorisant ainsi la continuité de leurs activités.

• L’utilisation d’appareils connectés : easyReco est adapté à l’utilisation de matériels dédiés facilitant la traçabilité des flux et l’efficacité des équipes (pads, scanners, imprimantes d’étiquettes, lecteurs de code à barre…).

• Un module KPI Performances : Mesurez et améliorez la performance de votre gestion du courrier grâce à des tableaux de bord personnalisés et la synchronisation avec vos outils de reporting.

Conclusion

La traçabilité du courrier et des colis en entreprise demeure une préoccupation majeure, cruciale pour assurer la confidentialité des documents et des objets, se conformer aux réglementations en vigueur, et garantir la satisfaction des collaborateurs. Ignorer l’optimisation de la traçabilité du courrier comporte des risques significatifs pour le bon fonctionnement et la réputation d’une entreprise. C’est précisément à ces enjeux que easyReco apporte une réponse précise, offrant une solution globale pour améliorer efficacement la traçabilité du courrier et des colis dans les entreprises et optimiser la gestion des services courrier de manière intégrale.

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Vous cherchez un outil pratique pour gérer vos envois de recommandés ? easyReco est sûrement la solution adaptée à votre besoin. Simple et rapide, cet outil, accessible en ligne, vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre vos envois en recommandé. easyReco est la solution de référence pour les entreprises et les professionnels dans la gestion de leur courrier. Le Mag’ vous donne 10 avantages à utiliser easyReco.

1) Le logiciel ne demande aucune installation

easyReco est accessible à tous directement sur internet. Vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel sur votre poste, un simple accès internet suffit. Allez sur le site www.easyreco.com et créez votre compte pour démarrer la préparation de vos envois. Vous avez simplement besoin d’un navigateur internet moderne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari,…), d’un lecteur de fichier PDF (Acrobat Reader…) et d’une imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…) pour pouvoir imprimer vos supports.

2) Vous achetez vos recommandés moins chers

easyReco vous permet d’utiliser des recommandés adaptés à votre imprimante de bureau, au format A4. Ces recommandés sont les moins chers de la gamme et sont imprimables depuis votre imprimante (laser, jet d’encre, copieur). En utilisant des supports imprimés A4, vous réduisez vos coûts en fournitures. Sur Bureaudeposte.net, un recommandé A4 (avec AR et avec code-barres) coûte 0,15 € l’unité contre 0,44 € pour un recommandé manuel avec AR.

3) Vous gagnez un temps de préparation considérable

Sur easyReco, la préparation de vos envois vous demande moins de temps que pour des recommandés manuels. Que ce soit pour l’envoi de quelques plis ou d’un mailing, vous pouvez créer et imprimer vos recommandés en moins d’une minute, sans vous épuiser à tout écrire à la main.

4) Vous gérez simplement toutes les étapes de préparation de vos plis

Vous pouvez vous connecter à tout moment sur le site pour préparer vos envois. La création de vos plis est facilitée grâce à différentes fonctionnalités : vous pouvez notamment gérer vos destinataires dans un carnet d’adresses, importer vos contacts depuis vos fichiers Excel ou CSV, régler vos paramètres par défaut, vos notifications… vous pouvez ainsi automatiser la création de vos plis dans easyReco.

5) Vous imprimez rapidement vos recommandés

Que ce soit pour un pli ou un mailing de plusieurs centaines d’adresses, vous pouvez lancer l’impression de tous vos recommandés en une seule action. Une fois vos plis créés, easyReco vous affiche toutes vos adresses dans un seul document PDF qu’il vous suffit d’imprimer depuis votre imprimante de bureau (laser, jet d’encre, copieur…).

6) Vous éditez vous-même vos preuves de dépôts

easyReco vous permet d’éditer et d’imprimer vous-même votre bordereau de dépôt. Ce document, faisant office de preuve de dépôt, liste tous les plis que vous déposez à La Poste et a une valeur légale qui prouve la prise en charge de vos courriers par La Poste.

7) Vous gardez un suivi permanent de vos plis

easyReco récupère automatiquement les informations de suivi de La Poste pour vos plis et vous permet de les consulter rapidement dans son interface. Le logiciel peut compléter ces informations de suivi postal avec ses propres informations : dépôt, date de retour d’accusé-réception, plis non distribués… De plus, toutes vos informations de suivi sont consultables dans easyReco sans limite de temps.

8) Vos envois sont conformes avec les normes postales

Les supports recommandés imprimés par easyReco sont en tout point conformes avec les spécifications exigées par La Poste, ce qui vous assure des envois aux normes, dont la valeur légale est assurée. De plus, le logiciel évolue en même temps que les normes postales afin que vos envois soient toujours conformes au regard des dernières normes en vigueur.

9) Vos données sont sécurisées

Chaque utilisateur accède à son compte easyReco via un identifiant unique et un mot de passe personnel. Le logiciel utilise le protocole HTTPS, protocole notamment utilisé par les banques et les sites ecommerce pour sécuriser les connexions. easyReco fait également l’objet d’une déclaration à la CNIL pour respecter les exigences de confidentialité des données, hébergées en France.

10) L’outil est adapté aux services Courriers

Le logiciel easyReco dispose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, étudiées et adaptées aux besoins des services Courriers, logistiques ou services généraux. Vous pouvez notamment créer et gérer un groupe d’utilisateurs avec des rôles distincts, permettre le partage de carnets d’adresses, du suivi des envois, envoyer automatiquement des réclamations postales, gérer l’enregistrement de courriers entrants… vous gagnez ainsi du temps et vous fiabilisez le traitement de vos courriers.

easyReco en chiffres

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Comment remplir automatiquement les cadres d’adresses de vos supports recommandés sans y passer toute votre journée ? Nous vous proposons aujourd’hui easyReco, un outil qui vous permet de remplir vos recommandés de manière simple et rapide.

L’envoi de courriers en grand nombre peut être long et fastidieux. Sans doute connaissez-vous les outils de publipostage pour décliner votre modèle de lettre pour tous vos destinataires et obtenir ainsi des courriers personnalisés. Mais qu’en est-il des recommandés que vous collerez sur les enveloppes ? Comment les personnaliser facilement sans y passer votre journée ?

easyReco est une solution web qui répond à ce besoin en permettant de remplir automatiquement vos recommandés à partir d’un fichier d’adresses.

Comment ça marche ?

Sur le même principe que le publipostage vous permet de créer des lettres personnalisées en grand nombre, easyReco crée un fichier PDF avec toutes les adresses expéditeur et destinataires placées dans les zones d’impression prévues pour vos recommandés. En imprimant ce document directement sur vos supports recommandés, vous obtenez un lot de recommandés déjà remplis et personnalisés.

Comment faire ?

Étape 1 : commandez des supports recommandés A4

Afin de faciliter le publipostage en nombre de vos recommandés, La Poste a prévu des recommandés au format A4 afin qu’ils puissent être adaptés aux imprimantes de bureau et ainsi permettre le remplissage depuis un poste informatique.

Ces supports agréés La Poste sont commercialisés sur des sites revendeurs de fournitures postales. Le site Bureaudeposte.net propose notamment des recommandés A4 compatibles avec le logiciel easyReco.

Étape 2 : créez votre compte sur easyReco

Inscrivez-vous sur le site easyReco (www.easyreco.com) puis commencez le publipostage de vos recommandés.

Étape 3 : ajoutez vos adresses destinataires

Préparez votre mailing sur easyReco en ajoutant la liste des adresses destinataires que vous souhaitez imprimer sur vos supports recommandés. Vous pouvez importer cette liste de contacts depuis un fichier Excel ou CSV. En plus des informations postales, vous pouvez également insérer des références associées à votre envoi ou à chacun de vos destinataires (par exemple le numéro d’un dossier, la référence du client…). Toutes les adresses que vous ajoutez peuvent être enregistrées dans le carnet d’adresses de votre compte easyReco pour être réutilisées à l’avenir.

Étape 4 : imprimez sur vos supports recommandés

Une fois votre envoi de mailing finalisé et validé, easyReco vous affiche le document PDF contenant toutes les adresses de votre envoi, automatiquement mises en page selon les zones dans lesquelles elles doivent être imprimées.

Insérez dans votre imprimante vos supports recommandés puis lancez l’impression de votre document PDF.

Ça y est ! Votre mailing de recommandés est imprimé !

Étape 5 : imprimez votre preuve de dépôt

Afin de conserver la preuve de la bonne prise en charge de vos recommandés par La Poste, easyReco vous permet d’éditer un bordereau de dépôt officiel, à imprimer sur une feuille A4. Il devra être remis à La Poste avec votre dépôt et il vous sera remis tamponné avec le timbre à date. Pensez à garder ce document : c’est lui qui prouve que vous avez bien envoyé vos courriers !

Étape 6 : suivez tous vos courriers recommandés sur easyReco

Une fois vos recommandés collés sur vos enveloppes et déposés à La Poste, vous pouvez suivre chacun de vos plis déposés directement depuis le site easyReco.

Le logiciel récupère en effet les informations de suivi sur la base de La Poste et les affiche sur votre interface.

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Nous personnalisons vos recommandés

Pour gagner du temps à chaque envoi, Bureaudeposte.net vous propose de personnaliser vos recommandés en pré-imprimant les adresses. Vous mettez donc deux fois moins de temps à remplir vos recommandés. Nous vous fournissons les supports recommandés et vous présentons un BAT du support personnalisé. Après validation, les recommandés sont ensuite imprimés puis expédiés à votre adresse.

Selon votre besoin, Bureaudeposte.net peut intégrer plusieurs données sur votre support :

	Personnalisation de vos recommandés	Personnalisation de vos recommandés pour un mailing
Fourniture des supports
Personnalisation – édition d’un BAT
Impression de l’adresse Expéditeur
Impression des adresses Destinataires	–
Impression des options (référence, taux de recommandation)	–

Nous préparons vos mailings

Afin de vous faire gagner du temps dans la préparation de vos mailings, nous pouvons prendre en charge une partie ou l’ensemble de votre mailing, depuis la préparation des supports jusqu’à la remise en poste. Nous vous fournissons les supports recommandés, les courriers imprimés et les enveloppes. Chaque demande est personnalisable selon vos besoins :

	Préparation de votre mailing recommandé	Traitement complet de votre mailing recommandé
Personnalisation et impression des supports recommandés Nous personnalisons vos recommandés en y pré-imprimant les informations que vous nous aurez fournies (adresse expéditeur, adresses destinataires, référence, taux de recommandation). Nous vous fournissons les supports recommandés (A4) et vous présentons un BAT du support personnalisé.
Personnalisation et impression des courriers Vous nous transmettez votre document à envoyer et nous nous chargeons du publipostage, en le personnalisant à partir du fichier d’adresses (type excel, csv…) que vous fournissez puis en l’imprimant sur papier.
Mise sous pli des courriers Une fois les courriers imprimés, nous nous chargeons de les glisser sous enveloppes.
Collage des supports recommandés sur les enveloppes Nous collons les supports recommandés sur vos enveloppes à expédier.
Édition d’un bordereau de dépôt Nous créons le bordereau de dépôt de vos plis à envoyer.
Affranchissement Nous nous chargeons d’affranchir vos courriers pour qu’ils soient prêts à être expédiés.	–
Remise en poste Nous transmettons nous-mêmes vos plis au bureau de poste.	–
Traitement des retours (en option) : AR, PND Nous gérons pour vous les éventuels retours du mailing : accusés réception, PND (Pli non distribué).	–

Vous souhaitez avoir de l’aide pour choisir le service dont vous avez besoin ? N’hésitez pas à nous contacter au 01 76 71 06 64 ou par mail, contact@bureaudeposte.net.

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Livraison Express sans surcoût

Bien choisir votre support recommandé

Vos enveloppes au meilleur prix

Vous cherchez un moyen pratique et rapide pour préparer et suivre vos envois de recommandés et de plis tracés ? easyReco va sûrement vous intéresser.

easyReco, c’est quoi ?

easyReco, comment ça marche ?

Dans sa version de base, son fonctionnement est simple : vous choisissez vos destinataires dans votre carnet d’adresses ou vous importez votre fichier d’adresses, vous sélectionnez votre type de support (recommandé avec ou sans AR, recommandé international, lettre suivie…) puis easyReco génère les documents imprimables de vos supports d’expédition ainsi que votre bordereau de dépôt.

Vous pouvez ainsi imprimer vos recommandés avec votre imprimante de bureau et les coller sur vos enveloppes avant de les affranchir et les déposer à La Poste. Vous pouvez également suivre le parcours de distribution de vos recommandés depuis le logiciel easyReco et conserver l’historique de vos envois, grâce à la récupération automatique des informations de suivi de La Poste.

L’outil est simple, pratique et fiable. Plébiscité par plusieurs milliers d’utilisateurs, easyReco est la solution incontournable pour la gestion et la traçabilité du courrier dans les entreprises. Que ce soit pour quelques envois ponctuels de recommandés ou pour des mailings, le logiciel est adapté aux différents besoins des professionnels.

Ce que vous pouvez faire avec easyReco (version simple)

• Vous gérez facilement vos adresses destinataires : gestion d’un carnet d’adresses, import de fichiers de contact…

• Vous préparez rapidement vos envois de recommandés : choix du support et des options d’envoi, sélection des adresses via le carnet d’adresses ou l’import de fichier…

• Vous imprimez vos recommandés en un clic : impression de tous les envois en une seule fois, génération des supports d’impression selon les normes postales, impression depuis une imprimante de bureau, édition automatique du bordereau de dépôt postal…

• Vous suivez vos envois à la trace : accès rapide à l’historique de suivi des plis expédiés, conservations des données de suivi sans limite de temps, enregistrement des retours d’accusés-réception.

Des outils enrichis pour les Services Courrier

easyReco propose un large panel de fonctionnalités spécifiques aux besoins des services courriers, logistiques, ou des services généraux. Parmi ces options supplémentaires, vous pouvez :

• Gérer finement vos utilisateurs : partages, imputations, statistiques détaillées…
• Gérer les preuves de dépôt, les retours d’AR, les PND, les plis externes… de manière automatisée et centralisée
• Lancer des réclamations postales automatiques pour les plis en incident
• Gérer l’enregistrement d’objets entrants pour vos distributions en interne
• Organiser des tournées et navettes de distribution de courriers tracés en interne
• Offrir un portail simplifié à vos collaborateurs pour préparer et suivre leurs envois en autonomie
• Et bien d’autres fonctionnalités spécialement étudiées pour les Services Courrier…

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