À quoi sert un bordereau de dépôt ? Comment peut-on l’obtenir ? Le mag’ vous explique l’intérêt de ce document postal incontournable pour vos envois importants.

Bordereau de dépôt : définition

Dans l’univers postal, un bordereau de dépôt (ou plus communément une preuve de dépôt) est un document postal qui, une fois tamponné et daté par La Poste, atteste de la bonne prise en charge de votre courrier tracé pour son expédition.

Dans le cas du recommandé, il s’agit généralement d’un des feuillets du recommandé manuel, appelé « Preuve de dépôt ». Lorsque vous déposez votre lettre recommandée en bureau de poste, l’agent de guichet détache la preuve de dépôt de la liasse pour la tamponner avec le timbre à date et vous la remettre comme preuve de bonne prise en charge.

Cette preuve de dépôt permet ainsi de prouver l’envoi de votre lettre recommandée ainsi que du contenu déposé. Il est donc important de conserver ce document pour les cas où il vous sera réclamé (par exemple en cas d’absence du retour de l’accusé réception, en cas de réclamation auprès des services postaux…).

Où trouve-t-on la preuve de dépôt sur un recommandé A4 ?

Pour les recommandés manuels de type SGR2, SGR1 ou LR1, la preuve de dépôt est l’un des feuillets de la liasse. Elle est détachée et tamponnée par l’agent de guichet lors de votre dépôt en bureau de poste.

En revanche, les recommandés au format A4, régulièrement utilisés par les entreprises qui réalisent des envois réguliers et/ou importants en volume, ne contiennent pas cette preuve de dépôt par défaut : c’est au déposant de produire une preuve de dépôt sur une feuille à part, preuve de dépôt qui doit correspondre aux exigences de la Direction Technique du Courrier pour être valable.

Heureusement, la plupart des logiciels de gestion d’envois de recommandés A4 comme easyReco vous permettent d’imprimer automatiquement un bordereau de dépôt respectant les exigences de La Poste. Le logiciel génère en effet ce document postal reprenant la liste de vos plis à déposer. Il suffit de l’imprimer et de le fournir à La Poste avec vos recommandés lors du dépôt : ses agents vérifieront le dépôt et apposeront le timbre à date postal sur ce document avant de vous le rendre.

Ce document équivaut au feuillet qu’il vous est remis en bureau de poste pour un recommandé manuel : même valeur légale, et donc même besoin de le conserver pour prouver la bonne prise en charge de vos plis.

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L’envoi d’une lettre recommandée requiert l’utilisation d’un bordereau de recommandé qui permet d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire et d’avoir une preuve de sa distribution. Selon le modèle choisi, le bordereau de recommandé est constitué de 3 ou 4 feuillets qui ont chacun un rôle précis :

• La preuve de dépôt : il s’agit du feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé le courrier à La Poste. Il atteste que le pli a bien été remis à La Poste et doit donc être conservé en cas de réclamation.

• La preuve de distribution : elle constitue la preuve que le facteur a remis le courrier à son destinataire. Elle comprend l’adresse de l’expéditeur et du destinataire ainsi que la date de remise (distribution) et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par La Poste qui le conserve pendant un an.

• L’avis de passage : ce feuillet est utilisé dans le cas où le destinataire n’est pas présent lors de la distribution du courrier recommandé. Le facteur dépose dans sa boîte aux lettres cet avis de passage en indiquant le jour où il est passé au domicile et l’adresse du bureau de poste auquel le destinataire pourra retirer son courrier, muni de cet avis de passage et d’une pièce d’identité. Certains modèles comme les liasses guichet (SGR2 et SGR1) proposent dans leur avis de passage la possibilité de demander une nouvelle livraison à domicile. À la différence des autres feuillets, l’avis de passage ne contient pas l’adresse de l’expéditeur mais seulement celle du destinataire. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après la remise de l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.

• L’avis de réception : appelé aussi “accusé réception”, ce feuillet est signé par le destinataire avec la date de remise avant d’être renvoyé à l’expéditeur. Il s’agit d’une preuve légale attestant que le courrier a bien été envoyé et que le destinataire l’a bien reçu, sa signature faisant foi.

• Le descriptif de non-distribution : ce feuillet est présent uniquement pour les recommandés A4 sans accusé réception. Il est utilisé si le courrier n’a pas pu être délivré à son destinataire. Le facteur indique sur ce feuillet la raison de cette non-distribution avant de le renvoyer avec le courrier à l’adresse de l’expéditeur.

Cliquez sur le nom du support recommandé que vous recherchez pour connaître les différents feuillets qui le constituent :

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Savez-vous que vous pouvez gagner du temps dans la préparation et l’envoi de vos recommandés ? Le mag’ vous propose 3 astuces pour vous aider à préparer facilement vos recommandés.

L’envoi de recommandés peut demander du temps en termes de préparation et de suivi. Entre le remplissage de chaque recommandé, le tri des plis, le collage sur les enveloppes, le dépôt puis le suivi sur internet de chacun de vos numéro de suivi, la tâche peut devenir encombrante et fastidieuse. Plusieurs moyens existent pour vous simplifier la vie au moment de remplir vos recommandés.

1. Personnaliser vos recommandés

En personnalisant vos recommandés avec votre adresse Expéditeur pré-remplie, vous économisez du temps et des efforts lors de la préparation de vos envois. En effet, vous n’avez plus qu’à remplir les adresses des destinataires. C’est une astuce simple mais efficace qui est de plus en plus utilisée par les entreprises pour simplifier leur processus d’envoi et éviter les éventuelles erreurs d’adresses. Et cela ajoute également une touche de professionnalisme à vos courriers.

2. Utiliser des recommandés bureautiques A4

Si vous envoyez régulièrement des recommandés postaux en grand nombre, opter pour des recommandés au format A4 peut être la solution idéale pour répondre à vos besoins. Ces supports agréés par La Poste sont conçus pour être édités via un logiciel bureautique, ce qui vous permet de remplir et d’imprimer vos recommandés depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics seulement.

Une fois imprimés, ces recommandés se plient et se collent facilement sur vos enveloppes, grâce à un patch autocollant.

Les recommandés A4 sont particulièrement adaptés pour les envois en grand volume, comme les mailings ou les envois réguliers. Ils sont pratiques, faciles à utiliser, et vous permettent de préparer rapidement des envois en grand nombre. En outre, ils sont bien moins coûteux à l’unité que les recommandés manuels, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui envoient régulièrement des courriers recommandés.

3. Utiliser le logiciel easyReco pour préparer vos recommandés

easyReco est un logiciel accessible sur internet et qui ne vous demande aucune installation. Il vous permet de préparer, d’imprimer et de suivre simplement et rapidement vos recommandés. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques pour faciliter vos envois. Vous pouvez notamment importer vos fichiers d’adresses (excel, csv…), gérer votre carnet d’adresses, imprimer vos recommandés A4 et vos bordereaux de dépôt et consulter à tout moment le suivi de vos plis déposés grâce à la récupération automatique des informations de suivi postal par easyReco.

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Vous cherchez des solutions pour simplifier la gestion de votre courrier ? Vous souhaitez gagner en temps et en performances pour préparer vos envois recommandés, suivre efficacement vos plis tracés ? Le mag’ vous donne quelques pistes pour optimiser votre service Courrier.

Pour toute entreprise, le service Courrier est un passage obligatoire pour l’envoi de documents. Aussi est-il important d’optimiser les fonctions de la gestion de courrier. Une bonne gestion des flux de documents améliore les performances de distribution.

Il existe de nombreuses solutions pour renforcer les fonctions courrier de votre entreprise, qu’elles soient méthodiques, matérielles ou logicielles.

Le travail de base pour optimiser votre service Courrier est d’établir vos objectifs et vos besoins. Posez-vous la question : qu’est-ce que je peux améliorer pour faciliter la gestion du courrier dans mon entreprise ?

Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques idées et conseils d’amélioration pour les petits services courrier :

Simplifier la préparation de vos envois

Si vous avez l’habitude d’envoyer régulièrement des recommandés manuels, vous pouvez utiliser des supports personnalisés avec votre adresse expéditeur déjà pré-imprimée. Cela vous fera gagner du temps lors de la saisie de vos adresses.

Pour aller encore plus vite et éviter les erreurs, vous pouvez utiliser une application bureautique pour éditer et imprimer vos envois de courriers en grand nombre. Il existe des logiciels web simples et accessibles comme easyReco, qui vous permettent de remplir depuis votre ordinateur vos recommandés et de les imprimer sur n’importe quelle imprimante de bureau.

Avec l’utilisation d’un logiciel courrier comme easyReco, vous pouvez compléter votre équipement en l’associant à des appareils connectés pour faciliter le traitement de vos flux : une douchette lecteur de code-barres pour enregistrer vos plis sans devoir saisir les informations manuellement, un scanner pour numériser vos accusés-réception et actualiser automatiquement l’historique de suivi des plis et les archiver, des pads pour les opérations de prises en charge et de distribution… tout est possible !

Maîtriser le suivi de vos courrier

Plutôt que de chercher chacun de vos plis recommandés sur le site de La Poste, utilisez une application web qui liste l’ensemble de vos plis tracés sur une seule page avec les statuts de suivis synchronisés. Sur easyReco par exemple, vous pouvez trier vos plis par statut postal pour distinguer par exemple les plis distribués avec succès de ceux qui nécessitent votre attention voir même en dernier recours une réclamation auprès de La Poste.

Gérer l’archivage de vos documents

Conservez les preuves de dépôt et les accusés réception dans le cas où vous serez amené à fournir des pièces justificatives. Numérisez les documents pour garder une trace de ces expéditions. Il existe là aussi des outils simples pour numériser vos documents et automatiser l’actualisation des informations de suivi de vos plis pour lesquels vous avez bien reçu les retours d’accusé-réception. 

Superviser et évaluer l’activité du service courrier

Éditez des statistiques de vos expéditions pour évaluer vos envois. Cela vous permettra d’avoir une idée plus précise de vos flux comme connaître la répartition entre les expéditions en national ou en international, par type de service postal, par statut postal, par agent du service… Vous gardez une vision concrète de votre activité et pourrez éventuellement mettre en place de nouveaux aménagements pour améliorer le service.

En résumé, pour optimiser les fonctions de votre service courrier : 

• Mettez en place une méthodologie et une organisation des tâches

• Externalisez certaines tâches répétitives, comme la personnalisation de vos recommandés avec vos adresses expéditeurs.

• Automatisez vos tâches, grâce à l’utilisation de matériels et d’outils connectés pour réduire votre temps de préparation et gérer efficacement les processus de travail

• Utilisez des solutions simples et rapides pour gérer vos flux de courrier, comme le logiciel easyReco qui ne demande aucune installation et gère facilement l’édition de vos envois recommandés.

• Évaluez régulièrement vos flux de courriers pour maîtriser la qualité du service.

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Recommandé avec ou sans accusé de réception ?

Lorsque vous envoyez un courrier en recommandé, vous avez le choix entre deux principaux modèles de recommandés :

Ces modèles sont composés tous deux de différents feuillets similaires :

• la preuve de dépôt
• la preuve de distribution
• l’avis de passage

Ce qui distingue ces deux modèles est la présence d’un feuillet supplémentaire dans le recommandé avec accusé de réception : l’avis de réception. 

Preuve de distribution ou avis de réception ?

Les recommandés avec et sans accusé de réception comportent tous deux une preuve de distribution mais seul le recommandé avec AR contient un avis de réception.

La preuve de distribution et l’avis de réception contiennent donc les mêmes informations prouvant la distribution du pli, mais sont renvoyés à une personne différente. La preuve de distribution est retournée à La Poste par le facteur pour y être conservée et l’avis de réception est envoyé par voie postale à l’expéditeur du courrier recommandé.

Avec ou sans accusé de réception : quelle différence sur le service d’expédition ?

Hormis le retour de l’accusé de réception chez l’expéditeur qui est une garantie complémentaire proposée par le recommandé avec AR, les deux types de recommandé offrent les mêmes services. Tous deux proposent le suivi du courrier, la remise contre signature et l’indemnisation en cas de perte. Le délai de distribution du courrier au destinataire est également le même pour les deux modèles.

De par son service supplémentaire contenant l’expédition de l’accusé de réception à l’expéditeur, l’envoi recommandé avec AR est un peu plus élevé que l’envoi sans AR. L’écart de prix correspond simplement au coup de l’avis de réception (1,15 €).

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Votre courrier n’a pas été distribué ? Vous n’avez pas reçu d’accusé-réception ? Vous souhaitez savoir comment lancer une démarche de réclamation auprès de La Poste ? Le mag’ vous guide et vous explique comment procéder.

L’envoi d’un courrier recommandé permet de bénéficier du service de suivi grâce au numéro unique du support. Avec ce numéro, vous pouvez suivre et tracer les étapes de distribution de votre courrier lors de son acheminement. En cas de problème, vous avez la possibilité de lancer une réclamation pour signaler un incident, obtenir une preuve de distribution, demander un accusé-réception non reçu et, en cas de perte de courrier, bénéficier d’une indemnisation.

Voici quelques étapes importantes pour une réclamation réussie.

Conservez vos bordereaux de dépôt

Lorsque vous déposez vos plis recommandés au bureau de poste, pensez à bien garder les bordereaux de dépôt qui vous sont remis par l’agent du guichet. Ces documents, sur lesquels sont apposés le timbre à date de La Poste, constituent la preuve du dépôt à La Poste, et peuvent vous être demandés en cas de réclamation.

Suivez vos envois

Consultez les informations de suivi des plis recommandés que vous avez expédiés grâce à leur numéro de suivi. L’historique de suivi d’un courrier est accessible depuis le site de La Poste ou depuis votre logiciel d’édition de recommandés si ce dernier permet de suivre vos plis (comme le logiciel easyReco).

Suivre un pli recommandé sur le site de La Poste : http://www.csuivi.courrier.laposte.fr/suivi

Déposez une réclamation à La Poste

En cas de difficultés lors de la distribution ou de la perte de votre pli recommandé, vous pouvez être amené à lancer une procédure de réclamation auprès des services de La Poste. Les réclamations vous permettent par exemple de signaler un incident de distribution ou une absence de retour d’accusé-réception.

Pour déposer une réclamation auprès de La Poste en tant que professionnel, vous avez plusieurs possibilités :

Une fois votre réclamation transmise à La Poste, cette dernière va rechercher dans son réseau postal des informations sur l’état de votre pli recommandé. Elle vous enverra ensuite les éléments dont elle dispose, comme un accusé-réception, une preuve de distribution du facteur, un historique des informations de suivi…

Recevez une indemnisation

Si le pli recommandé pour lequel vous avez lancé une réclamation est perdu, sans moyen de le récupérer, La Poste vous indemnisera selon le niveau de garantie que vous avez choisi en remplissant le recommandé :

Pour un envoi en France :

• R1 : 16 €
• R2 : 153 €
• R3 : 458 €

Pour un envoi à l’international :

• R1 : 45 €
• R2 : 150 €

Cette indemnisation n’est possible que si vous pouvez fournir une preuve de dépôt (comme votre bordereau de dépôt), qui prouve la prise en charge du courrier par La Poste.

Le délai d’indemnisation par La Poste est d’environ 3 semaines.

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Quels sont les différents types de recommandés postaux ? Quelles sont leurs caractéristiques ? À quoi servent-ils ? Le Mag’ vous présente 6 modèles de recommandés postaux à connaître.

Il existe différents modèles de recommandé postal. Ils se distinguent en fonction de leur utilisation et du besoin de l’expéditeur dans sa démarche d’envoi. Voici ci-dessous les principaux supports recommandés qu’on retrouve habituellement dans le milieu postal :

Le recommandé manuel avec avis de réception

Le recommandé manuel sans avis de réception

Le recommandé A4 avec avis de réception

Le recommandé A4 sans avis de réception

Le recommandé A4 international avec avis de réception

Le recommandé A4 international sans avis de réception

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Nous personnalisons vos recommandés

Pour gagner du temps à chaque envoi, Bureaudeposte.net vous propose de personnaliser vos recommandés en pré-imprimant les adresses. Vous mettez donc deux fois moins de temps à remplir vos recommandés. Nous vous fournissons les supports recommandés et vous présentons un BAT du support personnalisé. Après validation, les recommandés sont ensuite imprimés puis expédiés à votre adresse.

Selon votre besoin, Bureaudeposte.net peut intégrer plusieurs données sur votre support :

	Personnalisation de vos recommandés	Personnalisation de vos recommandés pour un mailing
Fourniture des supports
Personnalisation – édition d’un BAT
Impression de l’adresse Expéditeur
Impression des adresses Destinataires	–
Impression des options (référence, taux de recommandation)	–

Nous préparons vos mailings

Afin de vous faire gagner du temps dans la préparation de vos mailings, nous pouvons prendre en charge une partie ou l’ensemble de votre mailing, depuis la préparation des supports jusqu’à la remise en poste. Nous vous fournissons les supports recommandés, les courriers imprimés et les enveloppes. Chaque demande est personnalisable selon vos besoins :

	Préparation de votre mailing recommandé	Traitement complet de votre mailing recommandé
Personnalisation et impression des supports recommandés Nous personnalisons vos recommandés en y pré-imprimant les informations que vous nous aurez fournies (adresse expéditeur, adresses destinataires, référence, taux de recommandation). Nous vous fournissons les supports recommandés (A4) et vous présentons un BAT du support personnalisé.
Personnalisation et impression des courriers Vous nous transmettez votre document à envoyer et nous nous chargeons du publipostage, en le personnalisant à partir du fichier d’adresses (type excel, csv…) que vous fournissez puis en l’imprimant sur papier.
Mise sous pli des courriers Une fois les courriers imprimés, nous nous chargeons de les glisser sous enveloppes.
Collage des supports recommandés sur les enveloppes Nous collons les supports recommandés sur vos enveloppes à expédier.
Édition d’un bordereau de dépôt Nous créons le bordereau de dépôt de vos plis à envoyer.
Affranchissement Nous nous chargeons d’affranchir vos courriers pour qu’ils soient prêts à être expédiés.	–
Remise en poste Nous transmettons nous-mêmes vos plis au bureau de poste.	–
Traitement des retours (en option) : AR, PND Nous gérons pour vous les éventuels retours du mailing : accusés réception, PND (Pli non distribué).	–

Vous souhaitez avoir de l’aide pour choisir le service dont vous avez besoin ? N’hésitez pas à nous contacter au 01 76 71 06 64 ou par mail, contact@bureaudeposte.net.

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Livraison Express sans surcoût

Bien choisir votre support recommandé

Vos enveloppes au meilleur prix

Afin d’améliorer vos préparations d’envois de courriers en recommandés et d’optimiser vos processus, il peut être utile de connaître les termes associés à votre démarche et de comprendre leur désignation. Le mag’ de Bureaudeposte.net vous propose 10 mots à connaître pour comprendre et améliorer la préparation de vos envois recommandés.

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